グループウェア導入のポイントとは？ 煩雑化するツールと情報共有の課題を解決！

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社会構造の変化やDXなどの技術革新に伴い、働き方は多様化しています。対して企業は社内における情報共有の方法を見直す必要があり、様々なコミュニケーションツールやクラウドサービスの導入をされているのではないでしょうか。

テレワークが当たり前となって一定期間がすぎた現在、在宅勤務への揺り戻しやハイブリッドワークなど各企業にフィットした働き方が模索されています。DXの旗印のもと、複雑化の一途をたどってきたクラウドサービスですが、今回は情報共有を支えるツールであるグループウェアの機能や使用するメリットについて解説します。

グループウェアの基本知識と代表的な機能

グループウェアとは、社内における情報共有・コミュニケーション・タスクやスケジュールの可視化に使われるビジネス向けツールです。

社内外で複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、円滑なコミュニケーションが欠かせません。業務効率改善を目的として使われることが多いですが、近年テレワークを導入する企業が増えていることを受け、社内コミュニケーション活性化の目的で使うシーンも増えています。それではグループウェアの代表的な機能を紹介します。

グループウェアの代表的な3つの機能

グループウェアの機能は、主に3つに分かれます。

• コミュニケーション
• 情報共有
• 業務効率化

下記でひとつずつ解説します。

コミュニケーション

グループウェアに搭載されている機能のうち、コミュニケーションの活性化に関わるものは以下となります。

• メール／チャット機能
• 在席状況表示機能
• 社内SNS
• 掲示板
• メモ
• Web会議

グループウェアがテレワーク中でも使いやすいと注目されている理由は、コミュニケーションコストを下げられる機能が複数搭載されているからだと分かります。チャット機能だけではなく、雑談や気軽なコミュニケーションが可能な社内SNS、掲示板機能もあるため、円滑なコミュニケーションが期待できます。

情報共有

グループウェアに搭載されている機能のうち、情報共有に最適なものは下記の通りです。

• ファイル共有
• レポート
• 議事録
• アドレス帳
• プロジェクト/タスク管理
• アンケート

リアルタイムに情報更新しながら共有できるため、意思決定のスピードアップが見込めます。また、定例報告のために会議を開催する必要もなくなり、時間効率がよくなる効果も表れます。

業務効率化

グループウェアに搭載されている機能のうち、業務効率化に最適なのは下記の通りです。

• ワークフロー
• 経費精算
• スケジュール管理
• Todo管理
• 施設予約
• 日報

無駄な確認作業や情報の往復をなくす機能が多く、本来の仕事に集中する時間を生み出します。確認作業などを極力減少させることは、総務・人事・経理など、バックオフィス部門の負担軽減につながるでしょう。

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グループウェア活用のメリット

前述したグループウェアの機能を最大限活用できれば、多くのメリットが得られます。

コミュニケーション・情報共有の効率化

グループウェアを活用することで、コミュニケーションや情報共有が促進されます。チームメンバーのスケジュールを見ながら隙間時間を狙って話しかけたり、チャットで気軽に相談したりしやすくなります。ドキュメントや参考資料を格納するフォルダもあり、ノウハウやナレッジを共有しやすくなる点もメリットです。

働く場所・デバイスを選ばずに業務を効率化

グループウェアは、インターネット環境さえあればいつでもどこからでもアクセスできます。時間や場所の制約を受けず働けるため、利便性が高くなります。マルチデバイス対応のグループウェアを使えば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットで操作することも可能です。在宅や出先からでもスピーディな情報共有が可能になります。

ツールの一元化とワークフロー改善

コミュニケーションツールの一元化がグループウェア導入の大きなメリットとなります。またワークフロー改善のために、グループウェアを使う企業も少なくありません。

メール・電話・郵送物・ポストイットなどのメモ・口頭など、散在するコミュニケーションをグループウェア上に集約できれば、情報にアクセスするメンバーが混乱することを防げます。グループウェアのワークフロー機能を使えば、申請・承認のためメールや書類を逐一確認する手間も削減できます。

クラウド勤怠、ビジネスチャット、Web会議システムなどそれぞれのツールを使うのではなく、グループウェアひとつで全てを補完できるのは大きな利点となるでしょう。

グループウェアの市場シェアと代表的なサービス

グループウェアは様々なサービスが提供されているため、選定に迷う企業も少なくないでしょう。2020年に実施されたグループウェアに関するシェア調査では、下記のような結果が出ているため、参考にしてみてはいかがでしょうか。

引用：アイメディア「グループウェアの利用状況（2020年）／前編」より

下記では、代表的なグループウェアの特徴を紹介します。

Microsoft 365 (旧称 Office 365)

Microsoft 365は、Word・Excel・PowerPointとの互換性に優れているグループウェアです。

【特徴】

• 1ユーザー50GBの大容量メールボックス
• office系ソフトのサポートが充実している
• 「Skype for Business」を使ったオンライン会議システムがある

【料金】

• Microsoft 365 Business Basic：1ユーザー540円
• Microsoft 365 Business Standard：1ユーザー1,360円
• Microsoft 365 Business Premium：1ユーザー2,180円
• Microsoft 365 Apps：1ユーザー900円

300名程度までの中小企業で導入実績が多く、office系ソフトを普段からよく使う企業と相性がよいのが特徴です。

（2022年7月時点での情報です）

◎Microsoft 365サービスページ（コネクシオ）

◎Microsoft 365とOffice 365の違いとは？機能や活用シーンを紹介！

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供する各種ツールとの相性がよいグループウェア です。

【特徴】

• GoogleカレンダーやGmailなどGoogle提供ツールとの連携性が高い
• 複数人同時作業用のワークスペースが充実している
• アップデート不要でメンテナンスコストがかからない

【料金】

• Business Starter：1ユーザー612円
• Business Standard：1ユーザー1,224円
• Business Plus：1ユーザー1,836円

より上位のプランになるほど保存容量が上がるため、自社の業務ボリュームに合わせて選定するとよいでしょう。

（2022年7月時点での情報です）

◎Google Workpleaceサービスページ（コネクシオ）

Garoon

Garoonはサイボウズが提供するグループウェアであり、誰でも使いやすいUI/UXにこだわっています。

【特徴】

• 直感的な操作ができるユーザーインターフェース
• 数人から数万人単位まで幅広い企業規模に対応している
• 日本語、英語、中国語の3ヶ国語対応

【料金】

• ～300人まで：1ユーザー845円
• 301～1,000人まで：1ユーザー800円

上記はクラウド版の料金であり、パッケージ版とは異なります。パッケージ版はユーザー数に応じて変動するため、下記を参考に試算してみてください。

• ～50人まで：600,000円
• ～249人まで：11,000円
• ～499人まで：10,000円
• ～999人まで：9,000円
• ～2,499人まで：8,000円
• ～4,999人まで：7,500円

（2022年7月時点での情報です）

desknet's NEO

desknet's NEOは国産グループウェアとして有名であり、日本企業ならではの課題に対応したいときに便利です。

【特徴】

• 社内の縦横コミュニケーションを促進する機能が豊富
• オリジナルの業務アプリ開発ができる
• 公官庁や大企業での導入実績が豊富

【料金】

• 1ユーザー400円

5,000人以上の企業には、買い切り型のパッケージ版が推奨されています。

業務アプリ作成ツール「アップスイート」やビジネスチャット「チャットラック」など、オプションで追加できる機能も多いため、業務環境を考慮して検討してみてはいかがでしょうか。

（2022年7月時点での情報です）

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中小企業に特化したグループウェアです。

【特徴】

• 安価かつコスパのよい料金システム
• 1ヶ月単位で契約・解約可能
• カスタマーサポートが手厚い

【料金】

• スタンダードコース：1ユーザー500円
• プレミアムコース：1ユーザー800円

（2022年7月時点での情報です）

1ユーザー500円からという業界最安級の料金であること、1ヶ月単位で契約できるため余計なコストがかからないことが評価されています。

カスタマーサポートも手厚く、ITツールに詳しくない企業にも丁寧なオンボーディングをしてくれるため、困りごとは積極的に相談してみるとよいでしょう。

グループウェアの選定ポイント

​​​​​​​最後に、グループウェアを選定する際のポイントを紹介します。

「どれが自社に合うツールか分からない」と感じたときは、選定材料として下記を参考にしてみてください。

自社に必要な機能を見極める

自社課題を明確にしたうえで、必要な機能を見極めることがポイントです。必要機能がもれなく搭載されているか、余計な機能が多くコストが嵩んでいないか、どちらの視点からも検討してみるとよいでしょう。

何を解決したいか分かれば、自然と機能の選定もしやすくなります。

既存ツール・システムとの互換性

すでに使用しているビジネス用ツールがある場合、相性や互換性をチェックしたうえで何を導入するか決めることも重要です。スムーズに移行できれば、ノウハウやナレッジも引き継がれ、ツールの一元化に役立ちます。

どうしても互換性がない場合、既存のツールとグループウェアを両立しながら使えそうか検討し、ミスマッチにならないよう対策しておきましょう。

カスタマイズ性・操作性

カスタマイズ性が高いグループウェアであれば、自社業務に合わせて細かく設定変更しながら運用できます。

操作性が高くシンプルかつ分かりやすいユーザーインターフェースがあれば、ITツールの扱いに慣れていない従業員でも直感的な操作ができます。「使い勝手の良さ」を重視し、デモ版などを使って確認してみることも大切です。

自社に合ったグループウェアを探そう

グループウェアには多彩な機能が搭載されており、コミュニケーション・業務効率・情報共有の助けとなります。

今回紹介した市場シェアや選定ポイントを参考に、自社に合ったグループウェアを探してみるとよいでしょう。

コネクシオでは、「Microsoft 365」や「Google Workspace」をご用意しています。

新たにグループウェアの導入を検討中の方は、お気軽にご相談ください。

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