【コミュニケーションツールとは？】種類別のメリットや選び方を徹底解説！

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、企業ではテレワークが普及し、場所を選ばない働き方の選択肢が生まれました。昨今はオフィスワークやテレワークなど従業員が自由に選択し働くハイブリッドワークも注目されるなど、働き方の多様化が加速しています。

一方、従業員が働く場所に応じ分散することで、コミュニケーションの在り方も見直す必要があります。直接の雑談や相談が困難となり、オンライン環境下でのコミュニケーションを余儀なくされた企業も多いことでしょう。

コミュニケーションの不足やコストの拡大は、業務進行へ影響し、結果的に業績悪化を招く恐れもあります。

今回は、そうした社内コミュニケーションに関する課題や不安を解消するコミュニケーションツールをご紹介します。種類や最適な選び方など、詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションツールとは？ 種類別のメリット

コミュニケーションツールとはご存知の通り情報や意思の伝達に使用するツールです。従来は、社内・社外問わず「メール」でのやりとりが一般的でしたが、最近はLINE WORKS をはじめとするチャット形式のツールが急速に拡大しています。

コミュニケーションツールの台頭は、個人間でのツール普及が先に拡大しました。多くの方が利用するLINEは、チャット形式でのコミュニケーションに加え、スタンプやビデオ通話機能などオンラインでのシームレスな連絡を実現しています。

法人で使用するチャットとの大きな違いはセキュリティでしょう。機能面での違いはさほどないですが、法人の場合管理者アカウントが存在し、各種機能の制限や権限制限をコントロールでき、個人での利用よりも高いセキュリティ環境の中で使用可能です。

コミュニケーションツールの種類について、詳しく見ていきましょう。

①【メールの特徴】誰でも使える社会的インフラ

すでに社会的インフラとも言えるメールは、長らく使われてきたコミュニケーションツール。現在も、ビジネスの現場ではなくてはならないものです。

＜メリット＞

• 誰でも使えるので、メールを利用できる環境さえあれば時間を有効活用できる
• 送受信記録がデータとして残るので、伝達ミスを防ぐことができる
• デジタルデータのため検索性にも優れているため、目的のメールを探しやすい

＜ここがおしい！＞

• ビジネスメールになると形式などの点で煩わしさが多少ある
• やり取りが多くなることを避けるため、簡潔かつ必要十分な内容で送る必要がある
• 返信があるまで、読まれたのかわからない
• 資料の送付などPPAPヘの懸念

P：（パスワード）付きZIPファイルを送付
P：（パスワード）を送付
A：（暗号化）
P：（プロトコル）

②【グループウェアの特徴】必要なツールがひとつに集約

メールやカレンダー、掲示板、ファイル共有、チャットなど、仕事で役立つツールがワンパッケージになっているのがグループウェアです。近年は、ブラウザやアプリを用いたクラウド型サービスが主流となっています。

＜メリット＞

• 社内での情報共有がスムーズに行える
• 協働において必要なツールが揃っており、個別にインストールする必要もなし
• スマートフォンなどを使えば外出中でも資料などをその場で確認できる

＜ここがおしい！＞

• はじめて使うという人もいるので、慣れるまでに時間がかかる可能性がある
• 導入する際は目的に合った機能が提供されているかのチェックが必要
• 製品数が多いので選定が難しい

③【社内SNSの特徴】スタッフ間同士の距離をもっと近く

コミュニケーションの円滑化を目的に、会社内や組織内で、複数人で利用できるのが社内SNSです。サービスにもよりますが、グループウェアのようなツールが用意されていたり、ビジネスチャットが利用できたりします。

＜メリット＞

• メールに比べて気軽に組織内コミュニケーションの活性化が図れる
• 部署の垣根を越えたソーシャル上のコミュニティ形成など、スタッフ間の親睦を深められる
• スマートフォンを使えば外出先でも閲覧できるほか、複数への情報共有も可能

＜ここがおしい！＞

• 雑談が盛り上がりすぎることもあるので、利用目的やルール決めが大切
• 特定の社員しか使わない可能性がある
• セキュリティ対策がしっかりできていないと外部への情報流出のリスクがある

④【ビジネスチャットの特徴】コミュニケーションの加速

業務連絡など、仕事に特化したコミュニケーションを想定して用いられるのがビジネスチャットです。個人用とは異なり、メンバー管理や権限、セキュリティーなど、ビジネスに不可欠な機能を持つのが特徴です。

＜メリット＞

• メールや電話よりも気軽で簡単かつ、大人数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能
• グループチャットなどを用いれば、時系列での情報共有が容易になる
• メールに比べて形式がいらず、送信後に修正することもできる

＜ここがおしい！＞

• 雑談が盛り上がりすぎることもあるので、利用目的やルール決めが大切
• 情報共有がされると都度通知が来たり、既読マークが付いてしまうとすぐに返信しなければと考えてしまうため、作業に集中しにくい
• 検索機能はあるが短文が上下に流れていくので、重要な内容は別ファイルにまとめるなどの工夫が必要

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コミュニケーションツールの主な機能

昨今のコミュニケーションツールは、主にグループウェアやビジネスチャットの意味合いが強いです。提供サービスによって搭載されている機能は異なりますが、主に活用される機能について4つご紹介します。

• チャット機能/グループチャット機能
• ビデオ通話/Web会議機能
• ファイル/データ共有機能
• タスク管理機能

チャット機能/グループチャット機能

チャット機能最大の特徴は「気軽さ」でしょう。 メールのように定型の挨拶もいらず、スピード感のあるやりとりが可能です。また過去の履歴も遡りやすく、漏れやトラブルの削減につながります。さらにサービスによってはスタンプ機能・リアクション機能なども使用でき、テキストでは伝わりずらいニュアンス面での意思疎通・訴求も可能です。

個人間でのやりとりはもちろん、グループチャットでは複数人同時に手軽さを維持したまま情報共有ができ、作業効率や意思決定の促進が期待されます。

ビデオ通話/Web会議機能

コロナ禍で急速に普及したビデオ通話/Web会議も、コミュニケーションツールの一部として使用できます。オンラインでの作業が定着している現代においては、必須の機能とも言えるでしょう。

相手の顔を見ながら、テキスト情報だけでなく状態・テンションといった些細な変化を把握しながらコミュニケーションがとれます。また画面共有機能など、オフラインと相違ない情報共有が可能です。

ファイル/データ共有機能

ファイル/データ共有の気軽さも大きな特徴です。ドラック&ドロップで簡単に共有でき、複数人同時に確認できます。

タスク管理機能

オンライン環境下で懸念されるのがタスク進捗や稼働状況です。姿が見えないからこそ、稼働実態にはこれまで以上に管理が求められます。コミュニケーションツールで使用できるタスク管理機能では、個人のタスクをツール上で一元管理できます。

自身での管理はもちろん、他者に対しタスクを付与することも可能なため、スケジュール・プロジェクト進行において重宝するでしょう。

※管理の粒度はサービスによって異なります

課題に合わせたコミュニケーションツールの選択。チェックシートで確認！

自社で感じている課題に対し、適切なコミュニケーションツールを選択しましょう。下記ではコミュニケーションツール別に、課題をチェックボックス形式でご紹介していますので、参考にしてみてください。

グループウェア

☑自社独自のシステムがなく、これから業務効率化を進めていきたいと考えている
☑外出先であっても簡単に資料などのファイルを確認したい
☑スタッフ間における共同作業をもっとスムーズにしたい

社内SNS

☑社員同士の結束力を高め、企業の力を底上げする方法を探している
☑メールよりも、もっと手軽にコミュニケーションを取れる手段が欲しい
☑情報共有の徹底をスタッフのリソースを削らずに行いたい

ビジネスチャット

☑スピード感のあるリアルタイムなコミュニケーションを実現したい
☑ユーザーの教育コストが少なくなるよう、できるだけシンプルなツールを導入したい
☑現場間の意思決定をスムーズにしたい

コミュニケーションツールを選ぶポイント

最後に、コミュニケーションツール選定のポイントをご紹介します。

グループウェアの選び方

• 業務に必要なツールが揃っているかを確認し、導入によって効率化できるかをチェックする
• パソコンだけでなく、スマートフォンなどにも対応しているか確認する
• 自社用にカスタマイズが必要な場合は、それに伴うコストなども見込んでおく

社内SNSの選び方

• 誰でも直感的に利用できるインターフェイスかどうか確認する
• サービスによって提供される機能が異なるため、自社にマッチしているかチェックする
• 将来を見越し、ほかのサービスと連携できるかどうかも判断基準に含める

ビジネスチャットの選び方

• それぞれのサービスが持つ機能を比較し、自社に合ったものを選ぶ
• スタッフにとって使いやすいデザイン・機能であるかをチェックする
• 通信内容は暗号化やデバイス認証は可能などセキュリティ面もチェックする

おわりに

それぞれの企業によって求められるコミュニケーションは異なります。重要なのは、自社にとって何が必要なのかを見極めること。つまり、自社が抱える課題を洗い出すことにもつながるでしょう。

コミュニケーションツール選定の機会に、ぜひ振り返りなどを行ってください。そのうえで、最適なツールを探してみましょう。

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