クラウドPBXのメリットとデメリットを徹底解説！
新型コロナウィルス感染症の影響もあり、リモートワークや在宅ワークなど、今までには見られなかった新しい働き方を導入する企業が増えています。
このような働き方を実施するためには、リモートワークを行っている従業員の自宅と在籍している企業間での円滑な通信システムが必須となります。
そこでおすすめしたいのが「クラウドPBX」というシステムです。
このクラウドPBXを活用することで、従業員の持っているスマートフォンやタブレット端末などで、会社との業務連絡や顧客への対応など、今まで社内で行ってきた業務の多くを在宅でもできるようになりました。
本記事では「クラウドPBXとはどういうものなのか」を詳しく解説するとともに、導入するメリットやデメリットについてもご紹介していきます。
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クラウドPBXとは
クラウドPBXについてご存じのない方に向けて、簡単に解説していきます。まず「PBX」ですが、これは企業内に設置された複数の電話回線をまとめて利用する際に必要となる「電話交換機」のことです。企業などに電話をすると、まず代表電話につながり、そこから担当部署に電話をつないでもらった経験をお持ちの方もいると思います。これはこちらからかけた電話がいったん企業のPBXにつながり、そこから担当部署の電話回線につながるという仕組みなのです。
では次に「クラウド」ですが、例として挙げるとGoogleというサービスがあります。何か調べたいことがあったときに検索エンジンとして、誰もが一度は使ったことがあるのではないでしょうか。このGoogleでアカウントを作成すると、Ｇmailというメール送受信ができるサービスや文章作成や保存などのサービスが、Googleのサイトにアクセスするだけで使用することできます。このように、一つのインターネットサイトにアクセスするだけでITサービスの複数利用や管理保存できるのが、クラウドと呼ばれているものです。
この電話交換機の機能を持ったPBXと、一つのインターネットサイトで複数のITサービスを使用できるクラウドの2つがかけ合わさった通信サービスがクラウドPBXと呼ばれるものです。
このクラウドPBXを活用することで、従業員の持っているスマートフォンで企業内に設置されている内線電話と同じ役割ができるようになり、顧客への連絡業務や社内の他部署への報告業務などが行うことができます。これがクラウドPBXというサービスです。
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クラウドPBXのメリット
ではここからは、クラウドPBXのメリットを3つご紹介していきます。
通信設備・保守コストの削減
担当部署を多く抱える企業などでは、社内に設置するビジネスフォンの購入費や維持費は大きな負担になります。また社屋を移転する際や、オフィスを拡大した際などにはさらに多くのビジネスフォンが必要となる場合もあり、決して小さくない費用負担が発生します。
ですが、クラウドPBXを使用すれば、スマートフォンなどの携帯端末にクラウドPBXのアプリをインストールするだけで、企業内外の通信がどこからでも行えるようになるので、企業内に電話機を設置する必要がありません。
このクラウドPBXを使用することで、今まで大きな負担であった企業内に電話機を設置する費用や、通信設備の保守点検などのコストを全て削減できます。
スマホ内線化
スマートフォンなどの携帯端末にクラウドPBXのアプリをインストールするだけで、どこからでも通信ができるので、企業内で通信場所を選ぶ必要がありません。会議室や屋上など離れた場所にいても、複数の従業員が社内会議を行うことが可能です。
災害などの緊急時でも使える
災害発生時に大きな問題となるのが「通信の遮断」です。従来の電話回線を使用する固定電話機では、災害発生時に電気が使えなくなると通信ができなくなります。しかし、クラウドPBXであれば、Wi-Fiが使える環境にあればどこでも通信が可能になります。これは企業内のWi-Fiでも、コンビニエンスストアやカフェなどのWi-Fiであっても同様です。こういった点が、災害時におけるクラウドPBXのメリットといえます。
クラウドPBXのデメリット
では、クラウドPBXのデメリットはどういったものがあるでしょうか。3つのポイントについて詳しく解説していきます。
月額料金がかかる
クラウドPBXには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類のサービスがあります。クラウドというITサービスを利用する点は共通していますが、電話交換機の役割をするPBXの設置場所に大きな違いがあります。
クラウド型は先ほどから解説しているように、電話交換機の役割をするPBXをインターネットのクラウドに置きますので、従来企業などが導入してきた電話交換機を設置する必要がありません。しかし、オンプレミス型では、企業内に自社サーバーを設置するように、PBXの設備が必要です。
また、オンプレミス型では、使用する通信機器も、クラウド型のようにスマートフォンなどの持ち運びが可能な携帯端末ではなく、従来のビジネスフォンを使用します。オンプレミス型を導入している企業は、クラウドPBXの使用に関してビジネスフォンをリース契約などで使用している場合が多くようです。この契約料金ですが、複数台のビジネスフォンを5～7年程度のリース契約で、月額1万円前後が相場となっています。
一方でクラウド型では、インターネット環境とスマートフォンなどの通信端末があれば企業内での通話を開始できます。費用も、企業内に設備を設置する必要もなく、ビジネスフォンの購入やリースの必要もないので、オンプレミス型に比べ、コストパフォーマンスに優れています。
ですが、クラウド型、オンプレミス型ともに、使用するためには月額料金が発生してしまうことに変わりはありません。
既存番号の引き継ぎ
既存の電話回線からクラウドPBXに通信手段を変更すると「110」や「119」などの緊急番号や「0570」で始まるナビダイヤルへの発信、「115」の電報申し込みができなくなります。また、選択したサービスによっては、発信番号の「03」や「06」などが使用できない場合もあります。
提供会社によって品質・サポートのばらつきがある
クラウドPBXはクラウド型、オンプレミス型ともに、サービスを提供する「会社」が開発したアプリをスマートフォンやPCにインストールして利用します。そのため、インストールするアプリの性能差によって、通話性能や品質にばらつきが生まれる場合もあります。
またサービス利用に関し、不具合やトラブルが起きた場合、サービスの復旧や修復などは、
サービスを提供する会社でなければ対処ができません。ですが、こういったトラブルへの対応や、保守点検業務に関する知識が浅い提供会社では、十分な対応ができない場合があり、ここにもサービスのばらつきが見られる場合があります。
おすすめクラウドPBX
ここからは、数多くあるクラウドPBXサービスの中から、おすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。
Arcstar Smart PBXは、導入時の設定から、保守管理業務までを一括で行っているので、クラウドPBXに関し、トラブルなどが発生した際にも安心して対処を任せられます。また、多くのクラウドPBX会社では「050」のビジネス専用ダイヤルを使用できませんでしたがArcstar Smart PBXでは内線、外線問わずに発着信が可能です。
まとめ
昨今、多くの企業が導入しているテレワークや在宅ワークでの安定した通信、連絡手段としてクラウドPBXの導入を検討する企業が増えています。このクラウドPBXは、企業内でのビジネスフォンのリース費用や、機器設置にかかる費用を抑えられるなど、多くのメリットがあるITサービスでもあります。
クラウドPBXはクラウド型、オンプレミス型ともに、アプリをスマートフォンやPCにインストールして利用します。そのため、インストールするアプリの性能差によって、通話性能や品質にばらつきが生まれることがデメリットでもあります。また、トラブルなどへの対応は、サービス提供会社でしか対応できないので、会社によって、サービスにばらつきがあるのもデメリットといえます。こういった点から、クラウドPBXを導入し、サービスのメリットを最大限享受するためには、クラウドPBXに精通した適切な業者を選択することが重要といえるでしょう。
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