案件管理はエクセルで可能？効率を上げるための手段とは

エクセルを活用して営業管理を行っている企業は世の中にたくさんあります。その理由として、管理ツールは一番身近であり、ほとんどの企業が利用することができるツールがエクセルだからです。そもそも営業管理を行う目的は、案件マネジメントや行動マネジメントを行い、営業の効率化を図ること。エクセルを活用することで実際にはどこまで営業管理できるものなのでしょうか。

案件管理に必要な情報

営業を行う上では、アプローチを行っている案件の管理をしていかなければいけません。
営業方法はテレアポやDMなど様々ですが、どういったお客様に対して、どういったアプローチをかけているのかなど、全ての情報を管理していかないと、見込みになるはずの顧客や、顧客化できたはずの顧客を見逃してしまう可能性が出てきてしまいます。

案件マネジメントを行っていくうえで必要になる情報や、実際にあると便利な情報は何かを見ていきます。

新規・見込み顧客の場合

• 顧客情報
  会社名、住所、最寄り駅、ホームページURL、電話番号などアプローチを行う中で最低限必要な顧客データです。
• 担当者情報
  名前と共に、性別や特徴、タイプなども記載しておくのがベターです。
• 見込みランク
  顧客化に対してどれくらいの見込みがあるのかを一目でわかるようにするための情報です。
• 営業ステータス
  いつ、どんなことを話したのか、現在どういった状況になっているのかを記載していくことでアプローチのヒントになってくる情報です。
• アプローチの日付
  次回のアプローチを記載しておくことで、抜け漏れを防ぎます。
• 提案内容
  提案を行っている場合はどういった提案をしたのか、もしくはしているのかを記載しておくことで次回アプローチのヒントにもなります。
• 課題
  更新を行う必要はありますが、既に課題が見えている場合は、記載しておくことでマネジメント側からのアドバイスがもらいやすくなります。

既存顧客の場合

• 顧客企業の情報
  ご請求書の期日や支払いサイト、受注金額、契約内容などの基本情報です。
• 目標値
  何等かの目標がある場合は記載をしておくことで、ベクトル合わせにもつながる項目です。
• フォロー内容など
  進行状況やどういったフォローを行っているのかを記載しておくことで、別の担当が見た場合にも進捗状況がわかるようになります。

これらの情報を管理することで、営業活動をよりスムーズに行うことができると考えられます。

管理者側として行動マネジメントを行っていくうえでも、各営業マンがいつ、どういったアプローチをしているのかを把握することで、的確な指示を出すことができるようになります。

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案件管理をエクセルで管理することのメリットとデメリット

メリット

エクセルで管理することのメリットとしては、やはりエクセル自体が入っているデバイスであれば無料で使えるという点です。
その他にも、データとしてパスをかけることもできますし、数値の部分を抜き出してグラフ化することもできるという利点があります。

また、顧客管理用にエクセルで作られたテンプレートがありますので、活用してみるも良いかと思います。

デメリット

エクセルで管理する場合にはデメリットもいくつか存在しています。1つのエクセルで情報管理した場合に編集者は原則一人となりますので、編集している人とは別の誰かが同時に編集したいときには、声を掛け合っていかなければ、同時更新の共有をかけていたとしてもデータの内容がずれてしまうことがありますので注意が必要です。

また、複数のエクセルで管理を行う場合には、データが分散してしまい、マネジメント側の管理の問題や、案件の重複チェックなどの懸念点が発生します。

そして情報量が多くなるとファイルを開く際に重くなるという点や、記載されている情報の検索が思うようにいかないことも出てきます。

こういった部分が気になるようでしたら、エクセルではなく営業支援ツールなどを利用するのも一つの方法です。

案件管理はSFAの活用がおすすめ

営業支援ツールとしてよく出てくるのがSFAです。
顧客管理から営業支援など様々なシーンで活用できる機能が搭載されたツールになっており、顧客別のデータから顧客数、見込顧客の案件情報なども一目でわかるのが特徴です。
フォームも統一で、一度情報を入力してしまえば汎用性の効くデータとして活用できるので、数字の分析やグラフ化なども手軽に行えて非常に便利なツールです。

個人の営業活動も行いやすくなるのは当然のことながら、情報を1つのシステムで管理していくため、報告の方法も簡略化され、管理者側としては案件マネジメント、行動マネジメントという点でも効率化できる優れたツールとなっています。

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おわりに

いかがでしたでしょうか。精査されたデータベースなくしては、効率の良い営業活動を展開することができません。これに、マーケティングのPDCAサイクルが加われば、着実に成果につながっていき、営業という仕事に改めて魅力ややりがいを見出すことができることでしょう。

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