【Excel vs SFA】営業活動支援ツールとしておすすめなのはどっち？

営業支援ツールとしてSFAを導入する企業が増えつつある一方で、エクセルで作成したシートを利用して営業活動の管理を行っている企業があります。実際に、SFAとエクセルそれぞれにはどのような違いがあり、導入した場合に営業活動はどのように変わるのでしょうか？
こちらでは、営業支援ツールとしてエクセルとSFAを利用するメリット・デメリットについて比較しながらご紹介します。

営業活動管理について

自社が所有している膨大な営業活動のデータは、活用することで営業部門の生産性アップや売上拡大につながる可能性もある、大切な資産といえます。そんな顧客データや営業プロセスなどの管理をする際、Microsoftの「エクセル（Excel）」を使用している企業と、「SFA」と呼ばれる営業支援ツールを導入している企業に大きく分けられるようです。それぞれにメリットとデメリットがあるため、営業活動管理には自社により適した管理方法を選択するのが良いでしょう。

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【エクセル vs SFA】それぞれのメリット・デメリット

エクセルまたはSFAで営業活動管理をした場合、それぞれのメリットとデメリットをご紹介します。

エクセルのメリット・デメリット

メリット

・初期費用がかからない
・操作方法の教育なしで利用できる

エクセルは多くの企業が日常的に使用している表計算ソフトです。すでにPCにインストールされていれば、導入に際して初期費用がかからないのがメリットです。また、社員が業務上でエクセルを使用した経験があれば、操作方法などの教育も不要となります。エクセルで作成した営業活動管理シートは、自社専用に自由にカスタマイズができる点もメリットといえるでしょう。

デメリット

・シートの作成や運用に手間がかかる
・シートが複数存在し、業務効率化の足かせとなる

ただし、社内で営業管理シートを作成しなければ運用できない点は、デメリットと受け取ることもできます。営業管理シートの作成や運用はエクセルに詳しい社員が行うため、導入費用はかからないもののその分の人件費が生じることになります。また、エクセルはあくまで表計算を専門としたソフトであるため、複数シートにまたがるデータの紐づけをはじめ、必ずしも営業活動管理のニーズに合致した運用ができるとは限りません。

SFAのメリット・デメリット

メリット

・簡単な入力で自動的にデータが蓄積され、データの可視化や分析ができる
・一つの箱にデータがまとめて紐づけられているため業務効率化を実現できる

SFA（Sales Force Automation）は、営業支援を専門として作られたツールです。日々の営業活動のなかで簡単なデータ入力を行うだけで、営業部門のデータが自動的に蓄積されていきます。蓄積されたデータはツール内で分析やレポート出力ができ、営業成績の向上に役立てられます。また、各種データの紐づけも自動的に行われるため、運用にあたり人件費の削減が期待できます。かつては大企業がおもに導入していたSFAですが、昨今は中小企業の成功事例が増えています。

デメリット

・ランニングコストがかかる
・初めて使用するツールのため定着に時間がかかる

ただし、SFAを導入および運用するにあたっては、システム利用料金をはじめとした費用が発生します。また、ほとんどの社員が初めて利用するツールであるため、導入後に自社に定着するまでにはしばらく時間がかかると考えられます。導入後の運用方針が定まっていなければ、活用が難しいといえるでしょう。

コネクシオでは、SFAツール導入にとどまらず、各社様に合ったツールの使い方や定着化のご支援を行っております。
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営業マネージャーが考慮したい営業活動管理のポイント

営業部門のマネージャーの視点から、営業活動管理を行う上で大切にしたいポイントは、営業活動の属人化を防ぐことです。営業部門は一人ひとりの社員の能力に依存しやすく、人事異動や退職などで社員が離れるとき、引き継ぎが困難になるケースがあります。しかし、適切な方法で営業活動管理を行えば、このような営業部門の属人化を改善しやすくなるのです。

そこで活用したいのが、専門的な営業支援ができるツールのSFAです。SFAを導入して顧客データや営業プロセスを一元管理できるようになると、営業部門の働き方の根本的な改革につながります。各案件の状況を誰もが一目で確認できるなど情報のシェアがしやすくなり、また売上データから自動的に資料作成ができることで、業務効率化を進められるのも魅力です。

おわりに

エクセルとSFAにはそれぞれ長所と短所がありますが、やはり営業支援を専門に開発されたSFAのほうが、よりできることの幅が広がりやすいといえるでしょう。SFAの導入は一見するとモノの導入に見えますが、実は営業部門の仕組みを変革させることでもあります。日々の営業活動で得たデータを生かして売上拡大を目指すことも大切ですが、社員の生産性を向上させることも大切といえるでしょう。

導入事例：紙・ExcelからSalesforceに移行し、資料探しに要する月間約40時間を削減。お客様をお待たせしない仕組みづくりへ｜株式会社三条害虫様

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