従業員が社用携帯を紛失！考えられるリスク・対応方法と紛失対策について徹底解説！

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業務中に外出先から会社へ連絡する際や、業務に必要となるデータを保存するために、企業から社員に社用携帯を貸与されるケースがあります。
社用携帯には、顧客に関するさまざまな個人情報や、企業にとって重要な機密情報が保存されているケースもあり、一個人が携帯を紛失した場合とは比較にならないほどの損失を企業に与える可能性もあります。
昨今では、社用携帯を紛失してしまった場合に備え、MDM（モバイルデバイス管理）を導入している企業も多いです。
そこで本記事では、社用携帯の紛失を防止し安全に管理する方法や、紛失した際に想定されるリスク、さらにMMS（マネージドモバイルサービス）を活用した社用携帯の管理方法などについて詳しく解説していきます。

紛失する原因

社用携帯を紛失する原因には実にさまざまなものがあります。ここでは、よくある4つの原因について詳しく解説していきます。

外出先での紛失

紛失の原因として多く挙げられるのが、外出先での紛失です。「業務での移動中に、ズボンのかばんのポケットに社用携帯を入れていたが、いつの間にか落としていた」「飲食店に入ったときやタクシーに乗っているときなど、かばんから書類を取り出した際に、社用携帯が一緒に落ちてしまった」などがよくあるパターンです。このような事態は、外回りで外出することが多い営業職の方などには注意が必要です。

使用後の置き忘れ

この使用後の置き忘れも紛失の原因として多く見られます。「電車やタクシー、バスに乗車中、座席に社用携帯を置いたことを忘れたまま降りてしまった」「外出先で飲食店に入った際に、テーブルの上に社用携帯を置いて食事をし、そのまま置き忘れて店を出てしまった」などが挙げられます。これ以外にも、外出先で公衆トイレなどに入った際の置き忘れなども原因として多く見られます。

盗難被害

「社用携帯を入れたかばんを外出先で置き忘れ、気づいて戻ってみたところ、誰かに持ち去られてしまった」「トイレに行くためにテーブルに社用携帯を置いたまま席を離れてしまい、戻ったらなくなっていた」というケースもあります。このような盗難被害も社用携帯紛失の原因としてよく見られます。

泥酔などにより記憶が欠乏している状況

これは社用携帯の紛失としてあってはならないことですが、泥酔による紛失も原因として
挙げられます。「帰宅途中で立ち寄った居酒屋で、飲酒中に業務スケジュールなどを確認するために社用携帯を出したところ、テーブルに置きっぱなしにして退店した」「酔っていて、ポケットやかばんから社用携帯が落ちてしまったことに全く気がつかなかった」などがあります。こういった場合、泥酔していたことから記憶も不明瞭で、社用携帯をどこに置き忘れたのか、どこに落としたのかも想定できない事態ともなりかねません。飲酒をした状態で社用携帯を操作することは、非常に危険なことと認識してください。

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紛失した場合のリスク

会社から貸与されている社用携帯を紛失した場合のリスクには、さまざまなものがあります。その中から「個人情報の漏洩」「企業の秘密情報の漏洩」「会社の信用問題」の3つについて、どのようなリスクが考えられるのか解説します。

個人情報の漏洩

社用携帯の中には、電話帳やメールアプリ、LINEなどさまざまな個人情報が保存されています。電話番号やメールアドレス、LINE IDなどの個人情報は、悪質な人物の手に渡った場合には情報売却の対象とされる可能性があります。こういった個人情報が売却された場合、なりすましメールや他人の名を語った詐欺事件などで悪用される危険性もあります。

企業の機密情報の漏洩

紛失した社用携帯がもしもライバル企業の手に渡ってしまった場合には、仮に後日拾い主から返却されたとしても、返却されるまでの間に、社用携帯に保存された企業情報や顧客リスト、顧客との業務上でのやり取りなどの履歴などをコピーされる可能性もあります。

またIT関連に精通した人物であれば、社用携帯を悪用して社内サーバーへアクセスし、社内の機密情報などを流出させることや、企業がサイバー攻撃を受ける危険性も考えられます。

会社の信用問題

社用携帯に保存されていた顧客情報や取引先のアドレスなどが悪用されたことが発覚した場合、顧客や取引先から受ける信用低下は、企業によって取り返しのつかないものとなるでしょう。

社用携帯の紛失が原因で、こうした情報の漏洩が発覚した場合、メディアをにぎわす社会問題となったケースも多々あり、企業にとっては存続に関わるほどのダメージになる場合もあります。

紛失した場合の対応

「携帯電話を紛失した」という警察への届け出は、2022年の警視庁の発表した情報によれば全国で年間10万件以上にも上ります。また届け出を出した後に、拾得物として無事発見された携帯電話は約15,000件弱しかありません。携帯電話を紛失した場合、警察へ紛失届を出しても帰ってこないケースもあるようです。会社の顧客情報や個人情報の詰まった社用携帯を紛失した場合でも、同様のことがいえるでしょう。ここからは、社用携帯を紛失した場合に行うべきさまざまな対処法の中から5つに絞って解説します。

正確な情報把握

社用携帯を貸与している社員に対しては、紛失した際には躊躇することなくすぐに会社に報告することを徹底しましょう。

社用携帯を紛失したことが会社に知られることを恐れ、会社に知られないうちに何とか自分で見つけ出そうとする社員もいるかもしれません。しかし紛失した時点で、すでに他者の手に渡ってしまっている可能性もあり、最悪の場合には悪用するために活用されていることも考えられます。

そういった事態を未然に防ぐためにも、社用携帯を持たされている社員には、紛失した際にはすぐに会社に届け出ることを徹底しましょう。その上で、紛失した社用携帯にどのような情報が保存されていたのかを把握することが大事です。

そして、紛失した社員には、いつどこで、どのような状況で社用携帯を紛失したのかを正確に聞き取りすることも重要です。

キャリアの紛失・サポートへ連絡

契約している携帯電話会社に、社用携帯を紛失したことを迅速に報告してください。その上で、位置情報やGPSなどから社用携帯の位置情報を探してください。社用携帯の電源が切れている状態でも、位置情報は調べることができます。

また、使用回線の停止やパスワードの変更などを行い、他者に使用されることを未然に防ぐことも大切です。

警察や施設管理者などへ届け出る

紛失した際、会社に連絡することも大切ですが、同時に警察へ「遺失届」を速やかに提出してください。そして、紛失した社員の記憶があいまいにならないうちに警察に届け出を出し、紛失した日時や場所、社用携帯の形などを伝えましょう。また、紛失した場所に心当たりがある場合には、その場所への連絡も必ず行ってください。

個人情報や機密情報の流出確認と報告

社用携帯に、顧客情報や企業に関連する情報が保存されていた場合には、情報に関連する全ての顧客や関係先への報告を速やかに行ってください。

この報告をする前に、情報の漏洩や流出が明るみに出た場合には、企業が受ける損失と信用低下は取り返しのつかないものとなりかねません。

情報開示と謝罪

大手企業など、顧客数や取引先が膨大な数で、連絡や謝罪が間に合わない場合には、ホームページやメール、LINEなどのSNSを使って、情報を開示してください。

ホームページ上に謝罪や情報開示を行う際には、事態の詳細な情報と、漏洩した可能性のある情報の詳しい内容、顧客情報の数などを正確に明記し、顧客や関係先への情報開示と謝罪をしましょう。こういった事態が起こった際、企業によっては、問い合わせに対応するための専用窓口などを開設する企業もあります。

紛失に備えた対策

ではここからは、社用携帯の紛失に備え、事前にとるべき対策として「ルールの策定」「端末設定」「MMSの導入」の3つについて解説します。

ルールの策定

社用携帯を社員に貸与する際には、紛失した際の対処法をルールとして事前に策定しておくことが大切です。社用携帯の私的な利用を禁止する、退社時には社内の決められた場所へ戻す、社員どうして貸し借りはしないなどのルールを会社として策定しておくことも大切です。

端末設定

紛失した場合の情報漏洩に備えて、事前に端末設定を行うことも重要な対策となります。紛失した際に対処する端末設定にはさまざまなものがありますが、代表的なものとして、「遠隔消去」「位置情報サービス」「パスコードの設定」があります。

遠隔消去は、端末に保存された情報を遠隔から消去ができる設定法で、紛失した際、社用携帯に保存されている情報を、出荷時の初期状態にできます。

位置情報サービスは、社用携帯の電源が切られている状態でも、GPSにより社用携帯の位置を検索することができます。

パスコードの設定では、社用携帯を起動させる際にパスコードの入力が必要なように設定しておくことで、他者による操作を防げます。

MMSの導入

MMSとは「マネージドモバイルサービス」の略で、企業が業務用で使用している携帯端末に関する運用法や、紛失した際の対応などのサポートを行うサービスです。

社用携帯を紛失した場合には、サービスを提供する企業が、位置情報確認や端末の動作停止、また保存されている情報の初期化などを紛失した企業に代わり行ってくれます。これ以外にも、社用携帯の私的利用を防止する業務も代行するサービスもあります。

※参照：「マネージドモバイルサービス」

まとめ

​​​​​​​会社は社用携帯の使用に関し「紛失するかもしれない」「戻ってこないかもしれない」という心構えを持ち、万が一に備えて準備しておくことが大切です。今回この記事では、社用携帯を社員が紛失した場合の対策と、未然に行える対策や使用する上でのルール策定について解説しました。

社用携帯は企業にとって、顧客情報や秘匿情報、取引先との履歴などが詰まったとても重要なツールです。これを紛失することは、企業にとって大きなダメージとなり、保存された顧客情報などは悪意のある他者に利用されると、顧客や取引先へ大きな損害を与えることにもなりかねません。「紛失が発生したときにはもう見つからない」。貸与されている社員も、貸与している会社も常日頃からこう認識するべきでしょう。

そして紛失した際の情報漏洩を未然に防ぎ、情報の漏洩などの不測の事態に備えるためにも、冒頭にあったMDMなどの活用も含めたセキュリティー対策を万全に行っていくことも大切でしょう。

関連記事：MDM（モバイルデバイス管理）とは？ EMM、MCM、MAMとの違いとともに解説

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