業務効率向上が可能なビジネスチャット！利便性の高い機能とは

ビジネスチャット（社内チャットツール）の利用により、業務効率化に成功している企業が増えています。
その理由としては、ビジネスチャットにより、コミュニケーション手段の簡略化やデータ活用の円滑化が会社全体で実現すること、そして社内だけでなく、外出先や業務委託先のスタッフともスピーディーに連絡を取ることができるようになっていることがあります。
そこで今回は、ビジネスチャットの活用法から、利便性の高い機能を有するビジネスチャットの特長を紹介いたします。

ビジネスチャット（社内チャットツール）の普及

ビジネスチャットサービスは今、どれくらい普及しているのでしょうか。
キーマンズネットが2015年に行った「コミュニケーションツールの導入状況」に関するアンケート調査結果によれば、「チャット/インスタントメッセージングツール」の導入済み企業の割合は40.6％となっています。
8割以上導入されている電子メール、ファイルサーバ、グループウェアと比べれば、半数以下の割合ではあるものの、決して利用は少なくない状況にあることがわかります。

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ビジネスチャットの便利な使い方

こうしたビジネスチャットは、ビジネスにおいて次のような利便性を生み出すことができます。

社内コミュニケーションを活性化させる

ビジネスチャットを使うと、従来のメールとは違い、リアルタイムに会話をすることができます。些細なことでも相談・連絡するようになり、従来よりも、社内コミュニケーションを活性化させることができます。

メールよりも一手間省ける

メールの場合、「○○さん おつかれ様です。△△です。」など毎回挨拶から入る習慣があり、さらに宛先をToやCCへと自分で入れて送るといった一手間がありました。しかし、ビジネスチャットの場合、メッセージを送りたいユーザーを選び、すぐにそのまま軽い挨拶程度で会話を始められます。
メールアドレスを入れる一手間が削減され業務スピードが上がるのに加えて、気分的にも楽になります。

メール連携で不伝達リスクが軽減される

ビジネスチャットを立ち上げていないときも、メンバーからメッセージを受信したときにメールに通知がくる機能が備わっているものもあります。
これにより、メッセージの取りこぼしによる不伝達リスクを防ぐことも可能です。

スマホアプリなど複数デバイスで管理できる

ビジネスチャットの多くは、スマートフォン上で使えるアプリもあるため、PCだけでなく、外出中や自宅でのアプリによるコミュニケーションも可能です。
複数のデバイスで管理できることは、営業マンなど外出の多い職種、テレワーカーにも適しています。

ビジネスチャットに備わっている便利な機能

ビジネスチャットには、さまざまな機能があります。
その中でも、今後ビジネスチャットを利用するに当たって、利便性の高い機能を紹介いたします。

1.アドレス帳

社内メンバーやチームメンバーのユーザーアカウントだけはもちろん、電話番号やメールアドレスなどさまざまな情報を登録できます。都合のよい連絡手段を選んでつながることができればスムーズな連携が取れます。

2.カレンダー

スケジュール管理・共有ができることで、タスク管理機能としても活用しながら業務効率化につながり、ビジネスもスムーズになります。

3.ドライブ

ドライブ（ファイルストレージ）を備えているツールであれば大量の資料も一か所にアップできるのでグループ間での共有も容易です。アクセス権限をつけることもできるのでセキュリティも安心なうえ、情報共有を行うことができます。

4.強固なセキュリティ

ビジネスチャット上で取り交わされる内容は、いずれも社外秘であることがほとんどです。そこで監査機能、遠隔削除機能、データのアーカイブ機能、モニタリング機能など強固なセキュリティ機能が備わっていると安心です。

5.簡易化されたデータ検索

膨大なチャットログから必要なものを探す場合、できるだけ検索は簡易化されているものが求められます。

6.盗難・紛失リスク対応

万が一、デバイスを盗難・紛失しても、遠隔からログを削除できる機能が備わっているなど、リスクが想定されているツールであればなおビジネスチャットとしては重宝します。

7.無料通話

音声通話・ビデオ通話で文字チャットよりも素早く、リアルにコミュニケーションを取ることができるものであれば、よりビジネスが加速します。

これらの機能はサービス提供会社によっても違いがありますので、導入前にチェックしてみてください。

ビジネスチャットの活用例

次に、ビジネスチャットの具体的な活用例をみていきましょう。

1.外出中の社員・在宅ワーカーと安全・安心のコミュニケーション・データ管理
営業マンが外出先から社内へ急きょ連絡を取りたいときや、在宅勤務の社員とのデータの送受信などのコミュニケーション・データ管理は、セキュリティの強固なビジネスチャットであれば、安全・安心に行えます。

2.急なシフト変更や休みが発生した場合に即座に連絡
勤怠連絡や勤怠管理の連絡手段としても、ビジネスチャットは便利です。急なシフト変更があったときに、上司から部下へとビジネスチャットでスピーディーに連絡可能。また、社員が急に休まなければならなくなったときにも、スピーディーかつ簡単に連絡可能です。

3.BCP対策ツールとして
災害時に向けて用意していたツールが、いざというときに使い方が分からず使いにくいというのではBCP対策とはいえません。そこで、いつも使い慣れているビジネスチャットをBCP対策ツールにすることで、災害時も簡単かつ素早く安否確認、及び、次なる指示出しなどが可能になります。

チャットツールの導入で業務効率アップ

ビジネスチャットの普及は、増加の一途をたどっています。
そして、その利便性やセキュリティがどんどん強化・向上されている点から考えても、今ビジネスチャット導入を検討することは有益な時期といえます。


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