メールはもう時代遅れ？メールvs次世代コミュニケーションツールを比べてみよう
はじめに
コミュニケーション手段の定番はメールや電話ですが、実はさまざまなコミュニケーションロスが発生しています。
- 電話がつながらない
- メールだと確認しているかわからない
- 移動中の確認は環境に左右される
必要な情報共有や、社外勤務スタッフへの緊急連絡など、“今“とりたいコミュニケーションは仕事上多く存在します。そこで、上記の課題を改善するために注目をあびているのが次世代コミュニケーションツールです。スマートデバイスが普及され、いつでもどこでもインターネットに繋がる時代。このインフラを活用し、より業務を円滑に進めるためにさまざまな企業が導入を始めています。ここでは、コミュニケーションツールとして定番のメールと、昨今注目をあびているビジネスチャットや社内SNSといった次世代コミュニケーションツールを比較した内容をご紹介します。
次世代コミュニケーションツールとは？
代表的な次世代コミュニケーションツールは、社内SNSやビジネスチャットツールといわれているコミュニケーションを効率化し、業務の生産性向上に役立つツールです。
ブラウザ上ではもちろんのこと、スマートフォン用のアプリケーションも用意されていることが多く、インターネット環境があればいつでもどこでも利用できる優れたツールです。メールでのコミュニケーションとどれほど違いがあるのか、次のページで見てみましょう。
メールVS次世代コミュニケーションツール
メールと次世代コミュニケーションツールとでは何が違うのか、業務に直結する項目を挙げて比較してみます。
メールは意外に「待ち時間」が長い傾向があり、スピーディに物事を決定していかなければならないときに返答を待つ時間や、そもそもメールがきちんと相手に読まれているのか、見落とされていないかを把握することが難しい側面があります。
また、メールではフランクなコミュニケーションがとれません。ルールやマナーが障壁となって、自由な発言を阻む傾向が強く、形式にこだわるあまり、非常に多くの時間がメール作成に費やされています。さらに、働き方が多様化している昨今、社内の自席でデスクトップパソコンを操作、──こういったワークスタイルのみを前提としたインフラ構築は、もはや現状の働き方にそぐわなくなりつつあります。
このような背景もあり、コミュニケーションの障壁をなくし、時間効率を上げるために、メールに代わる新しい次世代コミュニケーションツールの重要度がますます増しています。
おわりに
担当者によってもコミュニケーション課題はさまざまですが、働き方の多様化が進む中、企業のコミュニケーション方法も進化していかなければいけません。そのための一歩として、社内で定番・当たり前になっているメールコミュニケーションが、自社の業務効率化・生産性向上に対して最適解なのか？を考えるきっかけに、本記事が参考になれば幸いです。
コミュニケーション課題と解決方法を把握し、改善しながら企業の成長を加速させていきましょう。
