ビジネスチャットとメールの使い分けでコミュニケーションを効率的に！効果的な活用法も紹介

すでに、多くの企業で導入が進んでいるビジネスチャット。
コミュニケーションツールとしてビジネス利用において一般化されつつあり、その利用シーンも社内外問わず多岐に渡っています。
ビジネスチャットはなぜこれほど普及しているのでしょうか。
今回はビジネスチャットの気になるメリットから活用シーンなどのほか、セキュリティ上も安心のビジネスチャットをあわせて紹介いたします。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、業務利用を想定したチャットツールのことを指します。

個人が日々利用しているチャットツールとしてはLINEが代表的なものとして挙げられるでしょう。ビジネスチャットツールも基本的なUI（ユーザーインターフェース）は同じであることが多いのですが、より業務利用を想定した機能が実装されていたり、個人利用向けのものと比べてより高いセキュリティレベルが実現されていたり、あるいはチャットのログや履歴管理ができたり、といった特徴が挙げられます。

代表的なビジネスチャットツールとしては、Slack、Microsoft Teams、Chatwork、LINE WORKSなどが挙げられます。

※ビジネスチャットの詳細については以下の記事もご参照ください。
https://www.www.mobileworkplace.jp/column/businesschat_about

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メールとビジネスチャットの違い

メールとビジネスチャットの違いについては、いくつかの観点があります。以下、それぞれのメリット・デメリットと合わせて6つのポイントをご紹介します。

①メールアドレスかIDか

メールではメールアドレスを使いますが、チャットではIDを利用します。

メールアドレスはご存知のとおり、インターネットサービスプロバイダなどから取得・設定するもので、基本的にはメールソフトを問わず誰でも受信・チェックすることができるコミュニケーションツールとなります。

一方でIDとは、ビジネスチャットツールを利用開始する際に付番されるものです。当然ながらそのIDを使ってやりとりができるのは登録したツールのみなので、たとえばSlackのグループからChatworkのグループへとメッセージを送信することはできません。あくまで、SlackであればSlackの中でだけメッセージのやり取りをすることができます。

つまり、ビジネスチャットツールを使ってメッセージの授受をしたい場合は、相手にも同様のビジネスチャットツールをインストール・設定してもらう必要があります。

②「1対1」か「1対多」

メールは基本的に1対1でのやり取りを想定して構築されたコミュニケーションツールです。もちろん、TO宛で複数のメンバーに同じメールを一斉送信することもできますし、CCやBCCを使って各ステークホルダーにも同様の内容を送ることも可能です。ただ、「誰に対して」という情報は文言上で判断することが一般的であり、基本的には一方向のやり取りを繰り返していくことが前提になります。

一方でビジネスチャットは1対多でのやり取りを想定して構築されています。多くのツールではメンバーに対する「メンション機能」（特定のメンバーをメッセージ上で指定し、かつ相手に通知する機能）が実装されており、必要な通知先を複数選択してメッセージ送信をすることができます。もちろん、それに対する返信も、送信者に対してだけでなく、他メンバーを複数メンションすることができます。

③リアルタイム性が高いか否か

メールは比較的リアルタイム性が低いのに対して、ビジネスチャットはリアルタイム性が高いことが特徴として挙げられます。

これはユーザーの業務習慣に起因している点も大いにあります。たとえば通知の有無について、ビジネスチャットでメンションされたメッセージを受信した時に通知をするケースは多く、メールについてもスマホで受信通知設定をしている場合は都度受け取ることが可能です。

しかし現実的に、スマホでメールの受信時での通知設定をしているケースは多くはない印象です。多くの方は、迷惑メールや重要でないメールの受信も多くしており、いちいち通知が来るようでは業務に集中できないと感じているからかもしれません。

このような背景から、相対的にビジネスチャットツールは通知がオンになっているメンバーが多いことから、リアルタイム性が相対的に高いコミュニケーションツールであると言えます。

④コミュニケーションにおけるハードルの高低

メールでは、基本的にはビジネスマナーとしてある程度の“型”を守ることが大事とされています。たとえば冒頭に「所属名 肩書き＋◯◯様」と明記した上で、最初の一文は多くのケースにおいて「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。」という定型文が付記されています。

一方でビジネスチャットでは、このような型の遵守はあまり求められません。もちろん、社外のメンバーとのやりとりの場合には「お世話になっております。」などの文は引き続き使われることはあるでしょうが、少なくともメールで必須とされている「所属名 肩書き＋◯◯様」のような内容はメンション一つで代替することができますし、代替したからといって基本的には咎められません。

このように、コミュニケーションにおける“型”の遵守がある程度不要で、ハードル低くやりとりができる点も、ビジネスチャットの特徴の一つです。

⑤修正や削除の可否

メールは、基本的には一度送付した内容を修正したり削除することはできません。厳密には、メールソフトで「送信中です」といった表示がなされているタイミングで「送信中止」をすれば対応可能ですが、送信済みの内容については送信取り消しの手段がありません。よって、誤った内容のメールが相手に届いてしまった場合は、訂正した内容のメールを改めて送るなどの対応が必要となります。

一方でほとんどのビジネスチャットでは、一度送信したメッセージを「編集」することができるので、たとえ間違った内容を送ってしまったとしても、追って修正することが可能です。また、送信そのものを取り消したい場合も、メッセージを削除する機能がついています。

このようにメールとビジネスチャットでは、修正や削除の可否にも違いがあります。

メールとビジネスチャットの使い分けに関するまとめ

ここまでメールとビジネスチャットの違いを確認していただいたので、最後に、それぞれの使い分けについてまとめます。

チャットを選ぶべきケース

企業でのコミュニケーションの中でも、以下のケースに該当するものについては、メールではなくビジネスチャットツールを活用するのが良いでしょう。

・返信のスピードを重視するやりとり
・従業員同士の日頃のコミュケーション
・複数人が携わるプロジェクトのやりとり
・緊急性が高い連絡およびやりとり etc…

メールを選ぶべきケース

一方で以下のようなケースに該当するコミュニケーションについては、引き続きメールを活用するのが良いでしょう。

・丁寧なコミュニケーションで進めるべきやりとり
・記録をしっかりと残したいやりとり
・長文の送付時 etc…

メールとビジネスチャットツールを併用して生産性を上げよう

ここまでご紹介したとおり、メールとビジネスチャットではどちらも一長一短があります。よって、どちらかにオペレーションを寄せるのではなく、併用することで社内外のコミュニケーションを円滑にして生産性の向上に寄与することになります。

現在メールだけを利用している企業は、ビジネスチャットの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

なおコネクシオでは、LINEの使いやすさを踏襲したチャット機能に加え、掲示板やカレンダーなどビジネスに必要な機能が1つのアプリで完結している「LINE WORKS」をご提供しています。

ツール選定等でお困りの際は、ぜひお気軽にご連絡ください。

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