営業管理とは？5つの管理項目と効率的な方法・ツールを紹介

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企業の経営者や営業現場のマネージャーは、目標と現状のギャップで悩む立場でもあります。「順調に営業成績を伸ばしているはずだけど、実績が目標に大きく届いていない」などと、悩んでいませんか。

業績向上には、営業管理の方法を見直す必要があります。企業によっては、営業活動をExcelで管理しているケースも少なくないでしょう。Excel管理が必ずしも問題があるというわけではありませんが、営業活動の管理は、管理項目ごとに効率よく実行する必要があります。

そこで今回は、営業管理を行うメリットについて解説していきながら、管理すべき項目についても触れていきます。
また、管理手法について、普段から使い慣れているExcelと、より営業管理を効率的に実行するCRM/SFAツールのそれぞれのメリット、デメリットについても解説していきます。考慮すべきポイントなどにも触れていきますので、ぜひお役立てください。

営業管理とは？

営業管理とは、営業活動に必要な指標をマネジメントすることです。必要な管理指標として、次の５つが挙げられます。

• 目標管理
• 案件管理（顧客管理）
• 行動管理
• モチベーション管理
• 人材育成管理

この５項目の管理を営業組織全体で実施し、営業一人ひとりの行動プロセスを最適化することで、業績アップを目指します。営業管理がきちんと機能しているかどうかによって、目標達成の可否は大きく左右されるでしょう。

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営業管理を行う5つの目的とメリット

営業管理を行う目的は、前項でも触れた営業活動の指標に関連して、同じく５つあります。ここで紹介する5つの目的は、営業担当部署の規模に関係なく有効です。それぞれの目的とメリットを詳しく見ていきましょう。

目標の明確化

営業管理の目的の一つは、目標を明確化することです。営業活動の管理では、売上金額や契約数などの数値データを活用します。数値データは営業部署だけに限らず、社内全体の共通認識を得られるでしょう。定期的なデータ推移を確認し、目標に近づいていることが実感できれば、達成することへの意欲が高まり、モチベーションも向上します。
ただし、最終目標を設定するだけでは不十分です。月ごとに目標件数を設定するなど、細分化した目標を設定することで、より組織の方向性や行動を具体化できます。方向性や行動を具体化できれば、無駄のない効率的な営業活動が期待できるでしょう。

案件情報の可視化

二つ目の目的は、案件情報の可視化です。可視化することで、顧客の傾向、案件の状況などが把握でき、今、優先すべき案件に注力することができます。
それ以外にも例えば、顧客の予算申請のタイミングや課題が共有されれば、どの時期にどの顧客にどういった内容の提案をすべきかがわかり、営業活動を戦略的、効率的に進めることが可能になります。
営業部全体で共有すべき主な案件情報は、次のとおりです。

• 顧客属性（取引先の情報）
• 案件の進捗状況
• 受注予定時期
• 受注の可能性（確度）
• 売上見込み金額

これらの案件情報を可視化できれば、営業活動において先に述べた優先度の最適化や根拠のある営業計画の立案など様々なメリットが期待できます。

属人化の回避

営業管理は、属人化の回避にも役立ちます。営業管理が徹底されていない組織では属人化が起きやすくなるでしょう。人手不足の職場で担当者の抱える案件が多くなると、目の前の案件対応に追われ、より属人化しやすい傾向にあります。

属人化のデメリットは多々ありますが、例えば担当者が不在の際に代わりに対応できずに待たせてしまう、成功・失敗事例が共有されないため有効な施策が打てずに失注してしまう・同じ失敗を繰り返してしまう、などの問題が起きます。前者は案件情報の共有、後者は営業ノウハウや成功・失敗事例の共有で回避することができ、営業部門全体で顧客の対応をしつつ、人材育成も進めることができるでしょう。

生産性向上

営業部門全体の生産性向上も目的のひとつに挙げられます。営業管理には、生産性向上の要素が含まれています。目標管理により今、進むべき方向性が共有されて効果的な行動を促せますし、顧客情報や事例などの情報共有により迷わず適切なアプローチができるようになります。

営業管理の導入は、一見すると手間が増えて効率が下がるように感じられます。しかし、各メンバーがそれぞれ独自で実施している営業活動などの管理を、特定のフォーマットに従って、全体に共有する形に置き換えるため、実は作業としての業務効率が著しく低下するようなものではありません。その一方で、共有することのメリットは大きく、最初は戸惑うかもしれませんが、徐々にその生産性向上の効果を実感できるでしょう。

営業ナレッジの共有

営業管理の取り組みは、営業ナレッジの共有を目指すことでもあります。営業ナレッジとは、営業個人が持つ知識や経験、ノウハウなどの部分です。成績の良いメンバーの営業ナレッジを集めて勝てるパターンを共有できれば、営業部門全体の実力向上を目指せます。

勝ちパターンから営業プロセスを確立することで、新人や売上が上がらずに困っているメンバーも早い段階から成果を上げやすくなりますし、仮に上手くいかなかった場合にもパターンに基づいたフィードバックができるため、理解が得られやすくなり成長も早まることが見込めます。
もし営業ナレッジの共有がなかった場合、個人個人で勝ちパターンを探して試行錯誤を繰り返したり、抽象的で具体性を欠いた指導をベテランから受けることとなり、成長に時間がかかるだけでなく、モチベーションの低下も懸念されます。

このように勝てるパターンで最適化された営業プロセスは、営業部門にとっての大きな財産となり、再現性のある、高いパフォーマンスが期待できます。

営業管理は、組織全体で同じ知識を共有できます。営業管理によるメリットと言えるでしょう。

営業管理における管理項目5つ

営業管理では、管理項目ごとの指標で管理します。営業管理は、5つの管理項目に分類できます。

目標管理

目標管理は、目標を分析する管理項目です。具体的には、営業活動の成果目標と、実際の現状を分析して、その進捗の度合いを管理することです。たとえば、来月の売上目標を10％アップに設定したとしましょう。現状から10％の売上アップを目指すには、「どのような取り組みが必要なのか」を検証します。

目標管理では、現状と目標の差異となる足りない部分について考えます。たとえば、次の売上金額だとしましょう。

• 現状の売上金額：900万円
• 目標売上金額：1,000万円

現状の900万円と目標の1,000万円には、100万円の差異があります。目標管理では、目標の売上金額に足りない部分の細分化した具体的な目標が必要です。この例では、100万円のギャップを埋めるために、顧客単価をいくら上げるという目標を設定する、毎月10万円の新しい案件を獲得するなどが考えられますが、あまりに高い目標ではメンバーのやる気を逆に削いでしまいます。ですので、メンバーの理解・納得を得られるような目標を設定し、設定した根拠と理由も合わせて伝えましょう。加えて、目標までの進捗を定期的に確認することで、モチベーション維持の効果も得やすくなります。

案件管理（顧客管理）

案件管理（顧客管理）は、案件情報などを管理する項目です。先にも述べましたが、一番の目的は案件の優先順位を明確にし、注力すべき対象を見極めることです。案件管理で指標となる項目は、次のとおりです。

案件管理では、これらの案件情報などの分析から、顧客の動向に適したタイミングで、求めている提案をすることができます。

行動管理

営業管理における行動管理は、目標達成を目指して実際におこなっている営業活動を定量的なデータで管理します。数値で客観的に分析することがポイントになります。
行動管理の指標となる主要な項目は、次のとおりです。

• 顧客とのアポイント数
• 顧客への電話によるコール数
• 商談の機会件数
• クロージング数

アポイント数やコール数のアプローチから商談件数やクロージング数の結果を分析することで、営業担当者の成績や効率を確認できます。そこから優秀な人材を特定し、ノウハウを共有すれば、効率を改善することもできます。
行動管理では、数値データとして検証し、過去の実績と比較した上で仮説を立てて、PDCAを回すことで、営業活動の精度を高める土台となるでしょう。

モチベーション管理

営業管理では数字や共有に目が奪われがちですが、営業担当者のモチベーションも大事な要素ではないでしょうか。
モチベーション管理次第で高められる項目です。営業活動は、成果が出ない状態が続くとモチベーションを下げてしまいます。モチベーションが下がる理由は、次のとおりです。

• 営業活動が商談やクロージングに結びつかず、思うように売り上げが上がらない
• タスクが増えすぎて疲弊してしまう

モチベーション管理に関しては、精神的な部分がウェイトを占めるため、一人で抱え込まない状況を作ることが重要です。たとえば、定期的なミーティングなどの開催や1on1ミーティング、ノウハウの共有や先輩などのサポートによる負担軽減が不安の解消につながります。
モチベーションの低下はパフォーマンスにも大きな影響を与えるため、積極的にコミュニケーションを取る機会を設けてみましょう。

人材育成管理

営業管理における人材育成管理は、組織の営業スキルを底上げすることでもあります。人材育成管理を怠ると属人的な組織となり、パフォーマンスを安定させることは困難になるでしょう。
人材育成の手法にはOJT研修、ロールプレイング、セミナーなど様々な方法がありますが、ここでも営業管理によって得られた情報を生かすことができます。
例えばトップセールスのノウハウを研修に活用する、顧客情報で得た情報を元に事前にロールプレイングをした上で商談に臨むなど、さまざまな方面から育成に寄与することができるでしょう。
このように人材を育てる方面にも積極的に活用したほうが良いですし、もちろん営業管理の手法によって、育成の進捗についても可視化することができます。

営業管理を行うためのツール

営業管理は、目標や案件情報、行動などのデータ分析によって具体的な営業活動を実行します。営業管理で分析するには、ツールの活用が効率的です。
ここでは、Excelによる管理方法とCRM/SFAツールの管理方法を紹介します。

Excelでの管理方法

Excelでの営業管理をいまだに根強く利用している企業は少なくありません。Excelによる営業管理の方法は、営業組織の関係者全員に編集権限を与えたシート共有から始めます。
この場合、変更履歴の残るMicrosoft SharePointによる共有か、Googleスプレッドシートの共有で対応が可能です。共有するファイルには、先述した5つの管理項目単位でシートを作成します。

Excelで管理する2つのメリット

Excelによる営業管理には、2つのメリットが考えられます。

• 費用を抑えられる
• 使い慣れている

Office製品がインストール済みのPCの場合は、インストールされているExcelを利用できます。Excelによる営業管理は、Googleスプレッドシートも含めて初期費用を抑えて使える点がメリットです。
また、Excelは汎用性の高さから使い慣れている人が多いことも特徴になるでしょう。担当者が操作方法に慣れていれば、教育の機会は必要ありません。
ただし、運用には注意が必要です。
案件や行動管理の項目は、日々の営業活動に応じて基本的に毎日入力が必要になります。そのため、Excelでの入力が負担になり、後回しにしてしまったり、入力漏れを起こしてしまったりすることがあります。Excelによる営業管理は、日々の入力業務を促すルールが必要です。その他にもレポートの作成が難しい、セキュリティの確保が困難などの制約があります。

CRM/SFAツールでの管理方法

CRM/SFAでの営業管理は、営業活動を効率的に実行できます。CRMとは、Customer Relationship Management（顧客管理システム）の頭文字を略したツール名です。顧客の基本データや商談記録、顧客からの問い合わせなどの顧客情報の一元管理に役立ちます。
また、SFAは、Sales Force Automation（営業支援システム）の頭文字を略したツールのことです。営業現場で活用する営業日報やタスクの進捗、行動履歴などを管理します。

CRMやSFAでできること

CRMやSFAの導入は、営業管理の自動化に役立ちます。どちらも、Excelだと手間の掛かる次のような作業を効率的に処理できます。

• 各種レポートの作成・出力
• データ集計
• グルーピング
• データのひも付け
• データのリアルタイム共有
• 行動履歴の分析

またこれらの作業をマルチデバイスで実行可能なことも大きなメリットです。さらに、場所を選ばずに移動中や商談と商談の間のちょっとした空き時間などに入力することができます。

効率的な営業管理を行うにはCRM/SFAがおすすめ

​​​​​​​効率的な営業管理を行う目的ならば、CRMやSFAがおすすめです。CRMやSFAでは、Excelでは困難なデータ分析やレポート作成を容易に実行でき、どこでも入力が可能なため効率的でリアルタイムな情報共有も実現できます。また、スケジュールのアラート機能、タスク管理、日報・週報作成機能なども利用できるシステムもあり、営業活動全般を支えてくれるでしょう。

Excelでの営業管理には限界がある

Excelは優れた表計算ソフトですが、営業管理に用いるにはいくつか向いていない点があります。

大量のデータ管理の限界

営業管理では、日々、データが蓄積されていくため、容量が増加していきます。Excelによる営業管理では、データ量が増えると分類のためにシートやファイルも増やさなければなりません。データの管理としては、こういった分割が非効率に繋がってきます。大きくなったデータではExcelでの管理が複雑になり、利用したいデータに上手くアクセスできない、などの問題が出てくることが考えられます。

リアルタイムな情報共有の限界

ExcelでもMicrosoft SharePointでの共有やGoogle スプレッドシートを使うことである程度のリアルタイム性は確保できます。しかし、スマホでExcelを開いて作業することは使い勝手の観点から即時の更新が難しく、データが増加した場合はそもそもスマホでファイルを開くことが困難になることも想定されます。
Excelでの管理は、リアルタイムの情報共有に課題を抱えています。

セキュリティの限界

営業情報は機密情報が多分に含まれるため、セキュリティ面を気にする管理者も多いでしょう。もちろん情報を管理しているExcelは適切に保護される必要がありますが、共有の管理やアクセス権の設定が難しいという問題も存在しています。そのため、セキュリティリスクにも注意が必要になります。

データ分析やレポートの限界

Excelはご存じの通り、基本的な分析機能は備えていますので、比較的小規模なデータであれば分析やレポートも対応可能です。しかし、大容量のデータの分析やビジュアル化には適していないため、結局、別の分析ツールが必要になるケースもあります。

CRM/SFAがおすすめな理由

CRM/SFAは、前述のようなExcelだと限界がある箇所を解決することができます。
CRM/SFAがExcelと大きく異なる点は、営業活動や顧客管理を目的に特化して作られたツールだということです。そのため、Excelでは困難だった大容量のデータ分析やビジュアル化を始めとした営業管理を効率よく進めるための機能が備わっています。
案件情報については、Excelの場合、その都度必要なファイルやシートを開く必要があります。一方のCRM/SFAは、ダッシュボード上から管理項目へのスムーズなアクセスが可能で、データ同士のひも付けなども簡単に割り当てられます。
特にCRM/SFAをおすすめする理由は、管理者の負担を減らせる点です。営業が利用することを想定して作られているため権限の割り当ても容易ですし、必要な機能はあらかじめ用意されているためExcelのように必要なデータを可視化するために関数を駆使する手間も省けます。営業担当者にとっては、現在の自分の成績や顧客情報などをどこからでも確認できる点もメリットとなるでしょう。
CRM/SFAを活用した営業管理では、売上目標達成に向けて効率よくゴールを目指せます。その結果、残業時間の削減や成果・進捗の可視化によるモチベーションの向上も期待できます。
クラウド型のCRM/SFAは、組織全体の状況を全担当者がどこからでも確認できるツールです。Excelで管理する以上に生産性の向上が期待できるでしょう。

CRM/SFAで効率的に営業管理をしよう

営業管理を効率的に行うには、CRM/SFAが有効なツールと言えるでしょう。一方で、導入しても社内に定着せず、活用できないといったケースも多く見受けられます。
CRM/SFAを導入する際には、自社の課題や問題点を明確にし、現場の合意を得ながら導入することが大切なポイントです。

まずは、「現在の状況からCRM/SFAに置き換えるとどのように変わるのか」を専門業者に相談してみてはいかがでしょうか。

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コネクシオでは、世界シェアNo.1のCRMツールであるSalesforceをご提供しており、『導入・活用・定着』まですべてのフェーズを支援します。営業管理の手法を見直したいが、何から着手すればいいのかわからない、営業DXを検討しているが自社で本当に効果があるのか？といった方に向けて、まずはお客様の目指すゴールをヒアリングし、サポートいたします。
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