営業事務の仕事は忙しすぎる？業務効率化のポイントを事例と合わせて解説！
顧客とのやりとりが多い営業職のメンバーをサポートする形で、書類・データ作成から電話・来客対応など、様々なオフィスワークをバックアップする営業事務。その業務内容は多岐にわたるため想像以上に忙しく、また組織と顧客の板挟みになることも多いハードな仕事です。
そんな営業事務の仕事は、どのように効率化を進めるべきなのでしょうか。本記事では、営業事務がハードワークな理由から、具体的な業務効率化の方法まで詳しく解説します。
目次[非表示]
営業事務の主な業務内容
営業事務の仕事は、主に営業職メンバーのサポートです。営業職の仕事内容が多岐にわたることに付随して、営業事務の仕事も細かく業務量が多くなります。
以下が、営業事務の具体的な業務例です。
- 問い合わせ対応（電話、メール、チャット、ファックス）
- 来客応対
- データ集計・入力
- 見積書や請求書などの書類作成
- 社内資料の作成
- 顧客情報の管理
- 在庫管理
- 紙資料のファイリングやデータ化
- 営業からの調査依頼対応
- 売上管理
- 営業メンバーの予定調整
- その他営業部のサポート業務全般
営業メンバーを含め、それに関わる様々なステークホルダーとコミュニケーションをとり書類やデータへ落とし込んでいく必要もあるため、コミュニケーション能力はもとより、物事を正確に把握してアウトプットする力や、スケジュールなどの管理能力まで、幅広いスキルが求められます。
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営業事務がハードワークな理由
営業事務の仕事は、よく「心身ともにハードだ」と言われます。ここではその理由についてご紹介します。
スピード感が求められる
営業が担うメインの仕事は、顧客からの受注を獲得することです。企業の売上に直結するため、顧客の温度感が高いうちにスピード感をもって動かなければなりません。そのため営業メンバーをサポートする営業事務も、営業と同じ速さでの業務対応が求められます。
ミスが許されない
自社商品を掲載した営業資料の作成や見積書、請求書など金銭に関する書類を発行することも多いため、内容に間違いがあるとそのままクレームにつながる可能性があります。
また、社内入力データに不備があると営業メンバーのオペレーションに混乱が生じるでしょう。前述したスピードとともに、正確性も要求される仕事です。
板挟みになることが多い
たとえば顧客と営業メンバーの間に立って、受発注に関わるやりとりを行ったり、必要に応じて営業の代行でデータを顧客窓口に送ったりします。営業メンバーの対応が遅れたり、納期や金額の折り合いがつかなかったりした場合に、営業事務が顧客に対して説明をしなければならない場面もあるでしょう。
また、社外だけでなく社内で板挟みになることもあります。たとえば経理処理に関して営業メンバーと経理部門担当者の間に立って、領収書などのデータをやり取りします。こちらも、たとえば営業メンバーからの領収書提出期限が遅れると、取りまとめを行う営業事務へ経理部門からクレームが来る可能性があります。
業務が多岐にわたり覚えることが多い
営業事務にはやるべき業務が数多くあります。しっかりと業務フローが組まれているものだけでなく、営業メンバーごとに異なる「個人ルール」に対応しなければならないケースも少なくありません。そのため覚える業務が多いうえ属人的になる傾向があるのです。
営業や顧客に合わせて働かなければならない
営業や顧客の動きに合わせて自身の業務も進んでいくことになります。自分のペースで進めたくても、必要な情報を営業や顧客が出してくれないといったケースもあり、気疲れすることが多いでしょう。
営業事務の仕事を効率化する「Salesforce」
このように難易度が高くハードワークである営業事務の業務を効率化するツールとして有用なシステムが「Salesforce」です。
Salesforceは、セールスフォース・ドットコム社が提供する、顧客一人ひとりの情報を一元的に管理・共有できる統合CRMプラットフォームです。豊富なカスタマイズが魅力のSFAツールで、顧客を中心として、ひとつの画面に社内のすべての情報が集約される仕様になっています。
関連記事：Salesforce(セールスフォース)とは？4つの機能と導入メリットを簡単に解説
顧客を中心に業務情報を集約できる
Salesforce上に、営業に関する情報を集約可能です。各営業メンバーの売上や案件情報が一覧で見られるのはもちろん、チャットツールを使ったリアルタイムな情報交換やタスク管理も行えます。
ビジネス情報を集計・可視化できる
各営業メンバーの活動状況を即座に集計できるため、面倒な作業も必要ありません。たとえば今年度、今月の目標達成状況や昨年度との比較を行い、次のアクションを指示するところまで可視化してくれます。
各営業メンバーが個々で管理して属人化していた顧客情報が一元管理できるため、営業と営業事務間の認識齟齬も発生しづらくなるでしょう。誰でも同じ情報が見られる状態のため、営業事務のなかでも業務の標準化が可能となり、1人に業務負荷がかかる状態も解消しやすくなります。
セキュリティ対策も万全
外出先やテレワークでも顧客の機密データを安全に扱えるよう、情報セキュリティに鑑みたリスクマネジメント対策も万全です。コネクシオでは、Salesforceへのアクセスを社用端末、社用PCのみに制限するシャドーIT対策を備えています。業務効率を低下させることなく、安心して顧客データの入力や閲覧が行えます。
関連記事：「シャドーIT」が企業にもたらすセキュリティリスクとは？原因と対策を解説
【事例】Salesforceを導入し、資料探しにかかる月間40時間を削減
Salesforceを導入し、紙・Excelの業務を減らして業務効率化を実現した株式会社イヴェスタ様の営業改善事例をご紹介します。
課題
株式会社イヴェスタは新潟県内全域を対象に、害虫駆除・有害生物対策等（防鼠・防獣工事）を手掛ける企業です。同社では、営業メンバーと、内勤の事務メンバーとの情報共有に課題がありました。
内勤の事務メンバーが往訪先やスケジュールを管理し、営業メンバーがその内容に従って外回りで業務を実施。事務方は地図帳から往訪先を探してコピーを取り、営業は出先からいったん帰社してそれを受け取る、往訪後にまた帰社して施工記録を手書きで行う……等、害虫駆除という業務柄スピードを要する要望が多い中で、一つ一つの業務に時間を要していました。
年間担当顧客の管理表はExcelで行っており、計画の組み立てに時間を要するなど、残業も増えがちでした。
対策と効果
「Salesforce」を導入し、顧客情報や日報をすべてクラウド上で管理する体制に変更しました。情報が集約されたことで欲しい情報をすぐに探すことができ、資料探しにかかる月間40時間を削減しました。
営業の効率化に課題を感じたらコネクシオへ
営業事務は営業にまつわる様々な「不」を解消するために、ルールの隙間に落ちるような業務にも対応する必要があります。
非常にハードワークであるからこそ、営業事務の業務負荷軽減のためにSalesforceのようなツールの活用がおすすめです。
コネクシオでは、モバイルを活用したソリューションを中心に、営業支援ツールを提供しています。導入支援企業9,000社、モバイルの年間販売台数12万台と多くの企業に支持されるコネクシオは、豊富な実績に裏打ちされた確かな技術と知識を持つスペシャリスト集団です。
営業業務の効率化に課題を感じている部分があれば、ぜひお気軽にご相談ください。
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