データ消去証明書とは、パソコンやスマートフォン、サーバー等の電子機器を廃棄・譲渡する際に、内部に保存されていたデータが適切に消去されたことを証明する書類です。

企業が保有する端末には、自社の機密情報や顧客データなどの重要な情報資産が保存されている場合があります。これらを消去するには、データの削除や初期化を行うのみでは完全な削除とはなりません。データ復旧業者に依頼することで、復元されるリスクがあります。このようにして、情報が消去されずに 外部に漏洩するリスクを防ぐため、データ消去の確認と証明が必要となります。

データ消去証明書では、消去の対象となった端末のIMEI（端末識別番号）や機種名といった機器情報に加え、消去作業完了の検査確認日時や使用した消去ツール、作業場所といった消去作業の詳細情報を記載します。

この証明書は、端末の適切なデータ消去および情報保護対策を実施した証左として残す意味を持ち、データ漏えい事故が発生した場合における企業の責任能力を高める効果があります。

データ消去証明書には、以下のような情報が記載されます。

• 消去対象機器の機種名、シリアル番号、IMEI（端末識別番号）等による管理情報
• 消去作業完了の検査確認日時
• データ消去の方法(物理的破壊、消去ツール等)
• 使用したデータ消去ソフトウェアの名称
• 消去作業場所
• データ消去証明書の発行日、発行社名

近年、データ消去証明書が求められるケースが増加しています。その背景には、法律面では 個人情報保護法等の法律による企業のコンプライアンス強化の動き、意識面では情報セキュリティ意識への関心の高まりがあります。

個人情報保護法では、個人データの漏えいや紛失を防ぐための安全管理措置を求めており、不要になったPCやストレージの廃棄時のデータ消去が企業の義務として定められています。

またISO27001等の情報セキュリティマネジメントシステムでは、機器や文書の廃棄時の情報の保護を要求事項に挙げており、データ消去を証明できる証拠資料を残すことが求められます。

加えて、SNSの普及に伴う個人情報流出事故の多発を受け、世の中全体の情報セキュリティ意識やプライバシー感覚が以前に増して高まっていることも背景としてあると言えます。

このように、法律面と意識面の両側面からデータ消去とその証明への要請が強まっている状況がデータ消去証明書発行のニーズにつながっているわけです。

データ消去証明書が求められる理由は様々あります。セキュリティ事故発生時の原因追跡を行うことができる、顧客や取引先に対する説明責任を果たすことができる、等があげられますが、中でも重要視されているのが、「データの消去を証明できること」と「情報漏えい発生を防ぐこと」です。

データ消去証明書は、廃棄や譲渡するIT機器からデータが消去された事実を文書で証明することができます。

証明書には消去作業完了の検査確認日時や使用した消去ツール、作業場所といった実施内容が詳細に記載されます。 データが適切に消去されたことが具体的に示されるため、監査や顧客への説明責任を果たす証拠となります。

個人情報流出事故が発生した際にも、迅速な原因特定と再発防止策の策定に役立ちます。

このようにデータ消去証明書は、情報漏えいリスクへの対策と事後のトレーサビリティ確保を担保できる大切な一面があります。

データ消去証明書を発行することで、情報漏えいリスクを低減できます。

証明書を取得するためには、専門のデータ消去ソフトウェアを使用し、複数人で作業工程を分担したり、外部の専門業者に委託する 必要があります。こうした手順を踏むことで、データの残存リスクが下がります。

また作業内容の記録が証明書化されるため、情報管理に対する社員一人ひとりの責任感が向上していきます。

データ消去証明書は、手順面と意識面の両方から情報漏えい対策を強化できる効果があります。業務プロセスに組み込むことで、ガバナンス機能を高めていくことができます。

データ消去証明書を得るまでの主な手順は以下の通りです。

1. 対象機器のデータ消去

• データ消去ソフトや物理的破壊によりデータを完全消去
• 担当者複数名で作業を立ち会い、実施する

2. 消去されたことの検証

• 残存データ検索やハッシュ値比較で消去を確認

3. 消去証明依頼書と作業記録の作成

• 作業日時、使用ツール、担当者等の情報を整理
• 証明書発行依頼書とともに専門会社へ提出

4. 専門会社での証明書発行

• 提出資料で適切な消去作業を確認
• 必要情報の記載漏れがないか法的観点でも確認
• 消去実施の事実確認でき次第、証明書を発行

データ消去証明書の発行にあたっては、適切な手順でデータ消去と消去検証を行い、その作業記録を提出することが必要です。証明書そのものだけを要求しても意味がないことに注意が必要です。実務面での正しいデータ消去が伴わなければ、情報漏えい事故への対処力の向上にはつながりません。

また、データ消去証明書は外部機関から発行してもらうことで、中立性・公正性を担保することができます。データ消去作業を委託する業者選定の際にも、信頼性の高い実績を積んだ企業を選ぶことが大切です。

それでは、データ消去証明書発行に関する費用はどのぐらいなのでしょうか？
業者やADEC認証の有無によって異なりますが、一般的には数千円程度で発行されることが多いようです。

データ消去証明書とは、スマートフォン・タブレットやパソコン等のIT機器を 廃棄・譲渡する際に、適切なデータ消去が実施された事実を証明するための書類です。PCのみならず、スマートフォンやタブレットも機密情報が含まれるため、専門業者でのデータ消去を強く推奨します。
また、データの削除や初期化を行うのみでは完全な削除とはなりません。データ消去を依頼する際には、データ消去証明書の発行が可能な信頼性の高い専門業者に依頼することが重要です。
コネクシオでも、不要端末の買取やデータ消去証明書の発行に対応できます。お気軽にご相談ください。