ユーザーの生の声で明らかに！コミュニケーションツール活用状況調査

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社内のコミュニケーション不足は、企業にとって利益最大化を阻む要因にもなりかねません。
こうした課題を解決するソリューションとして、近コミュニケーションツールを導入したユーザーがどのような効果を実感しているのかを知るために、生の声を集めました。

はじめに

社内のコミュニケーション不足は、方向性の認識にズレが起きたり、組織の一体感が失われてしまったりすることで、企業にとって利益最大化を阻む要因にもなりかねません。こうした課題を解決するソリューションとして、近年多くの企業がコミュニケーションツールを導入しています。

そこで今回は、実際にコミュニケーションツールを導入したユーザーがどのような効果を実感しているのかを知るために、生の声を集めました。
現在、ツール導入を検討されているご担当者様はもちろんのこと、社内のコミュニケーションに課題をお持ちの方も実際に生の声を知っていただき自社に合った改善策は何かを再考するきっかけにしていただければと思います。

社内コミュニケーションを活性化するツール

コミュニケーションツールの導入は、コミュニケーションの活性化や円滑化につながります。その具体的な効果について、コミュニケーションツールの代表であるビジネスチャットを例に考えてみましょう。
日常的なコミュニケーションにおいて、メールを使ったディスカッションは労力と手間がかかります。メーラーを立ち上げ、定型的なあいさつ文を書き、端的で過不足なくまとめた本文を書き、最後に誤脱字を確認するという作業に時間をとられるためです。一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2021」によれば、1通のメールに返信する時間は平均「5分56秒」、1日のメール処理時間は平均2時間30分を要するという報告もあります。だからと言って、課題が挙がる度に一箇所に集まり会議を行うというのは非効率。一方、ビジネスチャットであれば、いつでもどこでも報連相が行え、小さな問題であればチャット上のみで完結できます。
また、ビジネスチャットはプロジェクト管理の質も向上させます。情報共有やスケジュール・課題管理をリアルタイムに手間なく行えるため、マネージャーにとっては大いに役立つでしょう。
このように、コミュニケーションツールはビジネスにおいて非常に有益です。
では、コミュニケーションツールが実際にどのように使われているのでしょうか？ ユーザーの口コミを見ていきましょう。

コミュニケーションツールを活用しているユーザーの声

ビジネスチャット

●チームメンバーに進捗の確認を行いたい時、メールよりも手軽にメッセージや資料を送信する事ができます。

●チャットやビデオチャットを駆使して、チーム内やクライアントとコミュニケーションすることで、効率的に仕事をすることができるようになりました。

●海外の活動地と簡単な連絡事項や取り急ぎの対応依頼などの場合には、LINEが活躍します。海外の医療活動地では刻々と状況が変化していくなかで、無料で気軽に応答できる、日本のスタッフもいつでも気付けるツールとして、国内に散らばるメンバーともに、重宝しています。

●Enterキー（またはShift+Enter）でメッセージが送信されてしまうので、よく書いてる途中に間違って変なメッセージを送ってしまいます（笑）

口コミ〔※１〕を見ていると、すでに全社でビジネスチャットを採用している企業も多く、人気がうかがえます。上記口コミが一部を抜粋したものになりますが、人気の理由を考察すると「外出先から帰社せずに直帰できた」「活動地が離れていても会議ができるため重宝している」など仕事の効率化が向上したなどユーザーの声が上がっています。また、クライアントや外注とのやり取りにも用いることで、コミュニケーションコストを抑えられたという声も聞かれました。
〔※１〕出典元：https://boxil.jp/lc-collaboration/sc-business_chat/

グループウェア

●スマホでも簡単に使うことができるので、いつでもどこでも情報管理ができています。

●営業担当社員の実際の業務状況を把握できるツールとして活用している。これまでの業務報告では、わざわざ書類を作成したり、それを確認したり…とめんどくさかったが、これなら入力側も、管理側も手間を掛けずに状況を把握でき、役立っている。

●メールやスケジュール・タスクなどあらゆる面でスマホやＰＣと同期できており使い勝手はとにかく良いです。

●基本はクラウドであるため通信環境が必須である点は長所であり、短所でもある。

グループウェアに寄せられている口コミ〔※２〕の多くは情報共有やスケジュール・タスク管理というものでした。どちらかと言えば、コミュニケーションツールというよりも業務システムというイメージに近いでしょう。とはいえ利便性は高く、業務効率改善に大きく役立っているようです。
〔※２〕出典元：https://boxil.jp/lc-collaboration/sc-groupware/

社内SNS

●このサービスを使用する前は、会議をする際にチーム内で集まって会議をしていましたが、このサービスを使用するようになってからは、ネットワークでチームのメンバーと会議ができるので、集まる時間が無くなり、作業効率が上がって仕事に集中できています。

●対面以外にも、チャット、無料通話、ビデオなどコミュニケーションの幅が広がり、内容とタイミングに合わせて最適なものを選択できるため、社内でのコミュニケーションが非常に円滑になった。

●サービスを導入する前は、チーム内で作業をする時に情報の共有が不十分でしたが、このサービスを使用するようになってからは、チーム内で全ての情報を共有することができるので、やり忘れなどがなく、作業効率が上がり大変助かっています。

●チャットと違って1件1件に対してツリー型でコメントを残していけるが、大量の人が投稿ボストすると情報が流れてしまうのが使いにくかったです。

社内コミュニケーション活性化という点において、社内SNSは効果を発揮しているようです。なお、口コミ〔※３〕を見ていくと社内SNS内のチャット機能も人気となっており、ビジネスチャットとしての用途も兼ね備えていると言えるでしょう。
また、口コミから次のことが読み取れます。
情報共有不足によるエラーやコミュニケーション不足の解消を目的とする企業が多いです。インターネットがつながる環境さえあれば、スムーズなコミュニケーションの実現が可能となります。
導入することで外部でも簡単に社内メンバーのスケジュールも簡単に把握することができることや、社内コミュニケーションのストレス軽減にもつながります。サービス導入により社員一人ひとりの作業を見える化することで、気が引き締まり仕事に集中できる方もいるのではないでしょうか。事実ユーザーの声として「作業効率があがった」「コミュニケーションが円滑になった」「作業ミスが少なくなった」などの声があります。
〔※３〕出典元：https://boxil.jp/lc-collaboration/sc-enterprise_sns/

おわりに

コミュニケーションツールの活用はスタッフのパフォーマンスを高め、それが企業の組織力強化にもつながります。口コミを見ていてもポジティブなものが多く、デメリットについてはそれぞれのサービスが持つ機能に関してのコメントがほとんどでした。ぜひこの機会に、コミュニケーションツールの導入について検討してみてください。

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