「LINE WORKS」のビデオ会議機能で、月一回の部課長会議に関わる移動時間、出張コストを削減！チャット活用で社員どうしのコミュニケーションもスムーズに
伊藤忠ロジスティクス株式会社様は、伊藤忠グループの総合物流会社として、グローバルに物流サービスを展開しています。
同社では毎月、各営業本部が各事業所の部課長を東京本社に集合し部課長会議が開催されており、移動にかかる時間や出張等のコストが課題となっていました。今回は、そんな同社がコミュニケーションツール「LINE WORKS」を導入した経緯と、それによって得られた効果について、取締役執行役員の苧原達氏と情報システム部IT推進課のLINE WORKSご担当者様に伺いました。
課題
- 各営業本部が東京本社で毎月開催する部課長会議の為、全国から部課長が集合することで、移動時間や出張コスト、および現場で指揮をとれない時間が生じていた。
- 新型コロナウイルス感染拡大を受け、3密回避可能なコミュニケーション方法を模索していた。
- ビデオ会議機能の活用による業務効率化・生産性向上
- 社員間のコミュニケーションの活性化
- 毎月の部課長会議をはじめ、様々な場面でビデオ会議機能を活用することで移動時間と出張等に掛かるコスト削減に成功
- 会議のための移動が減ったことで３密を回避し感染予防対策にもつながった
- 社員が自然にビデオ会議やチャットを活用するようになり、コミュニケーションもスムーズに
- LINEWORKS
コミュニケーションアプリ「LINE」と連携する唯一のビジネスチャット。「LINE」のような使いやすさで、高い定着率を実現する。
伊藤忠ロジスティクス株式会社様
事業内容：総合物流業（海上貨物取扱事業、航空貨物取扱事業、倉庫事業、運送取扱事業、配送センター事業）、建設業（機械器具設置工事業）、不動産賃貸事業
インタビュー
【プロフィール】
取締役執行役員
CIO
苧原 達 氏
※本取材内容、所属部署等は取材した2021年1月時点の情報です。
背景・課題：“コロナ禍”を機に、出張会議のあり方について見直しを検討
国内40カ所、海外500カ所以上の拠点を持ち、陸・海・空を組み合わせた複合一貫輸送と、それぞれの商品の特徴に合わせた保管・加工・梱包（こんぽう）・配送管理を行う物流センターの運営により、お客様に最適なロジスティクスをグローバルに提供している伊藤忠ロジスティクス株式会社。
その社内には、物流事業を担う「フォワーディンググループ」と「3PL（サードパーティロジスティクス）グループ」があり、それぞれ3つの事業本部が置かれている。
そんな同社では毎月、事業本部ごとに東京の本社で部課長会議が開催されており、国内各地の事業所にいる部課長が本社に赴かなければないことから、移動時間と出張等のコストに加え、その間現場の指揮を執れないといった課題が生じていた。
「そんな折に新型コロナウイルス感染症が拡大しました。社員どうしができるだけ対面せずに業務ができる環境を構築してほしいとの社長からの指示を受け、3密を回避するための新しいコミュニケーションツールの導入を検討することになりました。」（苧原氏）
選定プロセス：社員の「LINE」利用率の高さから、導入コストを省ける「LINE WORKS」を選定
かつてBCP対策を整備した際、非常時に社員どうしが連絡を取り合うためのツールとして「LINE WORKS」の導入を検討した経緯があったという同社。改めていくつかのツールを比較したものの、やはり大半の社員がプライベートのコミュニケーションに利用している「LINE」の使い勝手に似た「LINE WORKS」に白羽の矢が立った。
「特別な導入教育を施すことなくビジネスチャットの運用を始められることに加え、遠隔地にいる複数の社員をつないで会議を実施できるビデオ会議機能が搭載されているため、部課長会議にまつわる移動時間、出張等のコストに関する課題も解消できると考えました。」（苧原氏）
導入は、社用携帯電話の調達、管理運用業務等で取引のあったコネクシオを通じて行った。それまでの取引における信頼性はもちろん、「LINE WOKS」では携帯電話を通じたコミュニケーションが増えることから、その分野の専門性を重視した判断だ。
「コネクシオさんには普段から近い距離感で色々なご提案を頂いていましたし、アフターフォローの面でも信頼感がありました。実際、『LINE WOKS』導入時には不具合もあったのですが、ワークスモバイル社とスピーディに連携して、フットワーク軽く対応いただけました。」（苧原氏）
導入効果：メールベースのコミュニケーションが補完され、伝達事項の抜け漏れも減少
「LINE WORKS」の導入後は、ビデオ会議機能を活用することで、全国の事業所の社員が本社に集うことなく毎月の部課長会議を開催している。
結果として、移動時間と出張等コストの削減に成功。移動を控えることで感染予防対策も講じることができたほか、コミュニケーションの活性化にも効果が出ている。
「社員どうしが手軽につながれるので、1対1でもグループでも、ちょっとした打ち合わせに音声通話やビデオ通話を利用する機会が増えました。実際に顔を合わせなくても、しっかりコミュニケーションを図ることができています。」（情報システム部担当者）
従来のメールベースのコミュニケーションでは重要な伝達事項が大量の情報に埋もれてしまい、抜け漏れが生じることもあった。
一方、「LINE WORKS」導入後は、重要なやり取りはメール、それ以外の軽い意思疎通にはチャットといった使い分けで抜け漏れが減少し、業務効率化にもつながっているという。
今後の展開・期待：社内の課題改善のため、最新の情報を踏まえたコネクシオの提案に期待
同社では、テレワーク時のコミュニケーションツールとしても「LINE WORKS」を活用している。
「在宅勤務時でも、システムの不具合などに関する問い合わせは、『LINE WORKS』の音声電話で対応できます。そのため、出社しているときと同様に業務をこなせています。」（情報システム部担当者）
そんな同社に、今後の展開について伺った。
「コロナ収束後も継続的に活用して業務効率化を推進し、働き方改革の実現に寄与したいと考えています。
導入から日が浅いこともあり、現時点ではトーク、音声通話、ビデオ通話の活用にとどまっていますが、今後は安否確認にも利用できるアンケート機能など、多様な機能を積極的に活用していきたいと思っています。
コネクシオさんにも引き続き近い距離感から、最新の情報を踏まえた様々なご提案を頂きたいですね。そのことが、当社が抱える課題を改善する近道になると考えています。」（苧原氏）
