鹿児島県鹿屋市に本所を置き、垂水市や肝属郡の2市4町の農家を総合的にサポートしているJA鹿児島きもつき。

JA鹿児島きもつきは組織形態上、部署間の縦割りの壁が存在してしまい、部署を超えたコミュニケーションの必要性を感じていました。また、JA鹿児島きもつきの管轄地域は2市4町にまたがり、オフラインでの会議を実施するには移動時間がかかってしまうなど、非効率なコミュニケーションも課題となっていました。

さらに、これまで主な連絡手段は電話とFAXでしたが、電話は相手の手を止めてしまい、FAXは相手が確認したかどうかがわからないといった点も改善すべきと考えていました。

JA鹿児島きもつきの組合長を務める下小野田氏は、公式WEBサイトにて「イノベーションに挑戦します」と明言しています。

農業生産、購買・販売事業でイノベーションを起こすことで、農家経済や地域農業などが豊かになる、との考えで、新型コロナウイルスの影響も含めて急速に変化する社会に取り残されないため、また組織内のデジタル化を進めるために、デジタル人財を育成する「デジタル人財センター」も新設。

「LINE WORKS」は、JA鹿児島きもつきが急務として掲げるデジタル化の一環として導入されました。

紙書類の配布を「LINE WORKS」上でのファイルの共有に置き換え、ペーパーレス化を推進

これまで紙の書類で行っていた通知文書や会議資料を「LINE WORKS」と他システムとを併せて完結させることで、ペーパーレス化を推進。

これまで定例の役員会議では約20枚の会議資料を20人分出力して配布していましたが、現在は「LINE WORKS」と他システムで運用することで資料を共有し、毎月400枚ほど印刷していた会議資料は、完全ペーパーレスな運用を実現しました。

資料作成の手間と時間も大幅に削減され、各拠点へのFAX送付も不要となり、自宅からでも「LINE WORKS」上でスムーズに案内の作成・周知ができています。

掲示板を使い、情報が読まれたか判別が難しかったグループ全体への周知徹底が実現

全職員が入ったグループでは、各部署の活動報告がトークで行われています。これまで他部署の状況はほとんど把握できませんでしたが、グループトークの活用により、他部署への理解が深まっています。

またトークだけでなく、掲示板を活用した情報共有も行っています。トークと同様に個人単位で既読・未読が分かるため、未読者には再通知をしたり、口頭で確認を促したりすることで、以前よりスムーズに全体への周知ができるようになりました。

左：グループトークで職員に対して積極的に情報発信を行う代表理事組合長 下小野田氏のトーク画面
右：組織図に沿ったグループのほかに、プロジェクト単位のグループも作成

研修の出欠席や農産物の注文などの配布・回収がアンケート機能で簡便に

JA鹿児島きもつきは、研修の出欠席や職員向けの農畜産物の注文のヒアリングなどに、「LINE WORKS」のアンケート機能を活用。これにより、アンケートの回答率や回収速度がアップし、業務効率の改善につながっています。また、未回答者へは「○日○時までに答えてください」とトークで即座に送ることができ、配布、回収の時間も手間も削減できています。

アンケート：共同管理にすれば作成者以外の職員もアンケートの修正、結果確認が可能に

外部トーク連携機能で共同施策もスムーズに進行

JA鹿児島きもつきのフード事業（農畜産物直売所・レストラン）の統括・運営を担う食の創造推進室では、一部の組合員のLINEと「LINE WORKS」の外部トーク連携でつながり、農畜産物直売所「どっ菜市場」で販売する農作物に貼り付ける組合員の顔写真や田畑の写真を、トークグループ上で収集する試みを実施しています。今後より多くの組合員とつながることで、画像の共有だけではなく頻繁に有意義な意見交換やアイデア共有が実現するのではないかと期待しています。

今後、カレンダーを活用した行事管理や、施設予約の機能部分についても「LINE WORKS」への移行を検討しています。そのほか、アプリ連携やソリューション連携を活用した業務効率化、より多くの組合員と外部トーク連携でつながり、生産農家とのコミュニケーションを活発化させ、組合員も巻き込んだ直売所運営の推進を検討中です。

▼JA鹿児島きもつきへのインタビュー
https://line.worksmobile.com/jp/cases/ja-kagoshimakimotsuki/